Việc vận hành thủ công không chỉ làm chậm tiến độ mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro thất thoát thông tin, gây khó khăn trong việc quản lý khách hàng và dịch vụ. Các doanh nghiệp luật hiện đại cần một hệ thống thông minh, giúp tối ưu quy trình làm việc và chăm sóc khách hàng một cách chủ động, nhanh chóng.Nhờ sự đồng hành của EzyPlatform, một bước tiến lớn đã được thực hiện để tự động hóa nhiều quy trình quan trọng, giảm thiểu các thao tác thủ công, đồng thời nâng cao trải nghiệm người dùng.

1. Tự động hóa tư vấn và tiếp nhận yêu cầu qua hệ thống website

Thay vì phải tiếp nhận thông tin qua email hay gọi điện, hệ thống cho phép tạo các biểu mẫu đăng ký tư vấn linh hoạt, đặt ở nhiều vị trí như trang chủ hoặc trang dịch vụ. Mọi yêu cầu đều được tự động ghi nhận và phân loại chính xác theo loại hình pháp lý hay mức độ ưu tiên.

Giao diện hiển thị biểu mẫu đăng ký tư vấn linh hoạt, gắn tại nhiều vị trí (trang chủ, trang dịch vụ…) tại trang website.

Giao diện quản trị tự động ghi nhận yêu cầu tư vấn, phân loại theo loại hình pháp lý, khẩn cấp hay không và hệ thống gửi email hoặc thông báo nội bộ tự động đến đúng bộ phận phụ trách.

> Nhờ cách thông báo nhanh chóng được gửi đến đúng bộ phận phụ trách giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh tình trạng “rơi thông tin”. Quy trình này giúp giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ vận hành và nâng cao sự hài lòng từ phía khách hàng và dễ dàng theo dõi. Các khách hàng sẽ nhận được thông tin ngay khi yêu cầu được ghi nhận.

2. Quản lý & phân loại khách hàng tự động với EzyCRM

Hệ thống CRM của EzyPlatform trở thành “trái tim” vận hành toàn bộ dữ liệu khách hàng. Tự động ghi nhận thông tin từ biểu mẫu, popup hay các kênh chat như Zalo. Khách hàng được phân loại rõ ràng theo cá nhân/doanh nghiệp, nhu cầu và trạng thái tương tác hiện tại.

EzyCRM được tích hợp trong admin để tự động ghi nhận thông tin khách hàng từ các biểu mẫu, popup, chat hoặc Zalo và phân loại khách hàng theo tiêu chí: cá nhân/doanh nghiệp, nhu cầu, lần tương tác gần nhất giúp VICCAxây dựng hồ sơ khách hàng đầy đủ mà không cần thao tác nhập liệu thủ công.

>Việc gắn nhãn, phân quyền và chia người phụ trách giúp tăng hiệu quả phối hợp nhóm và đảm bảo khách hàng không bị bỏ quên trong quá trình tư vấn. Đồng thời, hệ thống cập nhật báo cáo và thông báo tiến độ giúp mọi việc đều được theo dõi và thực hiện đúng hạn.

3. Gửi thông báo tự động qua Zalo & Telegram với EzyOA

Không chỉ quản trị nội bộ, công cụ EzyOA giúp tự động gửi tin nhắn qua các kênh phổ biến như Zalo và Telegram khi có phản hồi tư vấn, cập nhật hồ sơ hay nhắc lịch hẹn.

EzyOA giúp tự động gửi tin nhắn qua các kênh phổ biến như Zalo và Telegram khi có phản hồi tư vấn, cập nhật hồ sơ hay nhắc lịch hẹn để đảm bảo tin nhắn đến đúng người, đúng thời điểm và cho phép cấu hình nội dung, đối tượng nhận, thời gian gửi, tất cả trong một bảng quản lý trực quan.

Ảnh minh họa trao đổi qua zalo OA giữa luật VICCA với khách hàng.

Giao diện hiển thị biểu mẫu thông báo, phản hồi qua tin nhắn tự động đến khách hàng được thiết lập sẵn.

Giao diện hiển thị biểu mẫu thông báo, phản hồi, cập nhật thông tin qua mail đến khách hàng được thiết lập sẵn.

Giao diện hiển thị biểu mẫu thông báo đến khách hàng được thiết lập sẵn.

Giao diện hiển thị biểu mẫu thông báo lịch hẹn và phản hồi tư vấn qua message đến khách hàng được thiết lập sẵn.

> Toàn bộ quá trình cấu hình và theo dõi được thực hiện qua bảng quản lý trực quan, đảm bảo tin nhắn đến đúng người, đúng lúc. Điều này giúp giảm thiểu việc bỏ sót khách hàng và tăng tỷ lệ phản hồi nhanh chóng, nâng cao chất lượng dịch vụ.EzyOA giúp Vicca giao tiếp gần gũi, nhanh chóng, giảm thiểu việc bỏ sót khách hàng và tăng tỉ lệ phản hồi.

4. Tự động cập nhật trạng thái công việc và dữ liệu

Hệ thống tự động theo dõi tiến trình xử lý tư vấn từ lúc đăng ký đến khi hoàn thành, đồng thời ghi chú nội bộ và đồng bộ thông tin giữa các bộ phận liên quan mà không cần trao đổi thủ công.Báo cáo số lượng yêu cầu theo tuần, tháng được tổng hợp tự động, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện để cải tiến dịch vụ. Việc lưu trữ, quản lý tài liệu và lịch sử giao dịch cũng được tự động hóa, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.

5. Tiết Kiệm Chi Phí và Tăng Hiệu Quả Công Việc

Nhờ tự động hóa, doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí nhân sự cho các công việc lặp lại, đồng thời nâng cao độ chính xác và tốc độ xử lý. Đội ngũ có thể tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ chiến lược và phát triển dịch vụ, thay vì bị cuốn vào các công việc hành chính thủ công.

Tóm lại

• Biểu mẫu đăng ký linh hoạt giúp tự động ghi nhận và phân loại yêu cầu tư vấn, gửi thông báo đến đúng bộ phận để xử lý nhanh chóng.
• Tự động thu thập thông tin khách hàng từ nhiều nguồn, phân loại, gắn nhãn và phân công người phụ trách, giúp quản lý hiệu quả và tránh bỏ sót.
• Tự động gửi tin nhắn, cập nhật và nhắc lịch qua các kênh phổ biến, đảm bảo liên lạc kịp thời, nâng cao tỷ lệ phản hồi.
• Theo dõi tiến trình tư vấn, đồng bộ thông tin nội bộ và xuất báo cáo tự động giúp cải tiến dịch vụ liên tục.
• Tự động hóa giúp giảm chi phí nhân sự và tăng tốc độ xử lý, cho phép đội ngũ tập trung vào các công việc chiến lược hơn.