Chuyển đổi số (CĐS) thành công không chỉ là chuyện công nghệ mà còn đòi hỏi năng lực con người. Khi nhân sự chưa sẵn sàng về chuyên môn và tâm thế, mọi nền tảng hiện đại đều trở nên “đắp chiếu”. Bài viết này phân tích những vướng mắc về đào tạo và cách thức huy động đội ngũ để CĐS thực sự đi vào đời sống doanh nghiệp.Triệu chứng Đào tạo ế ẩm: Các buổi tập huấn quy trình số mới diễn ra vắng hoe, nhân viên ngại tham gia. Thiếu chuyên môn nội bộ: Doanh nghiệp không xây dựng được đội ngũ CĐS cốt cán, thường xuyên phải “học mò” qua tài liệu hoặc thuê tư vấn bên ngoài. Nguyên nhân Không có lộ trình đào tạo theo vai trò Chương trình chung chung, không phân biệt nhu cầu kỹ năng của sales, kế toán hay kho vận. Thiếu cơ chế trao quyền & khuyến khích Nhân viên không được trao quyền thử nghiệm, đóng góp ý tưởng số hóa; không có động lực tham gia tích cực . Hậu quả Công nghệ “đắp chiếu”: Phần mềm, công cụ số dù được triển khai thành công, nhưng không nhân viên nào chịu dùng. Lãng phí chi phí: Chi phí đào tạo, license phần mềm đắt đỏ bị phung phí; dự án bị gián đoạn, tái khởi động tốn thêm ngân sách. Giải pháp a. Xây dựng lộ trình đào tạo & coaching on-the-job Phân theo vai trò: Sales: ưu tiên kỹ năng CRM, automation outreach. Kế toán: thuần thục quy trình HĐĐT, báo cáo tự động. Kho vận: sử dụng WMS, tracking tự động. Kết hợp phương pháp: E-learning: video ngắn, microlearning để nhân viên tự học. Workshop & coaching: thực hành trực tiếp trên dự án thực tế, có mentor đồng hành. b. Truyền thông nội bộ liên tục Roadshow: tour giới thiệu các phòng ban đã thành công nhờ CĐS. Email newsletter: chia sẻ case study ngắn, mẹo sử dụng công cụ. Poster & intranet: highlight lợi ích thực tế, lời khen từ khách hàng/nội bộ. c. Gamification & Khen thưởng Badge số hóa: cấp khi hoàn thành khóa học hoặc áp dụng thành công tính năng mới. Giải thưởng nhỏ: quà tặng, voucher cho cá nhân/phòng ban có tỉ lệ sử dụng công nghệ cao. Bảng xếp hạng: công khai trên intranet để tạo thi đua tích cực. Kết luận Để CĐS không chỉ là công nghệ mà là văn hóa làm việc, doanh nghiệp cần đầu tư bài bản cho năng lực con người và tâm thế đổi mới. Khi nhân viên được đào tạo đúng trọng tâm, cảm thấy có quyền đóng góp và được ghi nhận, họ sẽ là những đại sứ số hóa, giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức trên hành trình chuyển đổi.

Chuyển đổi số (CĐS) không chỉ là dự án công nghệ mà là cuộc cách mạng về cách thức vận hành doanh nghiệp. Khi lãnh đạo “giao khoán” toàn bộ cho phòng IT và bỏ qua quản trị, dự án dễ bế tắc, công nghệ không được áp dụng, ngân sách đội lên mà giá trị thu về gần như bằng không.Triệu chứng Dồn trách nhiệm cho IT: Tất cả các nhiệm vụ CĐS từ chọn giải pháp đến triển khai, đào tạo đều nằm trong tay phòng IT, trong khi các phòng ban khác chỉ nhận kết quả cuối cùng mà không tham gia. Lãnh đạo “ngoài lề”: Ban giám đốc không tham gia định hướng, không theo dõi tiến độ và không gắn mục tiêu CĐS vào đánh giá hiệu quả chung. Nguyên nhân CĐS chưa thành ưu tiên chiến lược Mục tiêu số hóa không được gắn vào KPI của C-level, vì thế lãnh đạo xem CĐS như “việc IT phải lo”. Thiếu cơ chế khuyến khích & trách nhiệm rõ ràng Không có chính sách thưởng–phạt cho các bộ phận áp dụng hoặc khước từ công nghệ mới . Hậu quả Công nghệ lệch pha với nghiệp vụ: Giải pháp được chọn không phù hợp với thực tế hoạt động, nhân viên không quen dùng, dần thờ ơ, thậm chí né tránh. Dự án chết yểu: Sau giai đoạn thử nghiệm, không có ai tiếp tục vận hành, dẫn đến “đắp chiếu” dự án, lãng phí nguồn lực, mất cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh. Giải pháp a. Sponsorship từ Lãnh đạo Cấp Cao Sponsor (nhà tài trợ) dự án phải là thành viên cấp C-level: CEO, COO hoặc CIO. Họ chịu trách nhiệm: Phân bổ ngân sách Thiết lập mục tiêu CĐS trong KPI chung Giám sát tiến độ, ra quyết định kịp thời b. Thành lập Team Liên Phòng Ban Tạo nhóm dự án liên phòng ban gồm: IT (chuyên môn công nghệ) Kinh doanh (hiểu nhu cầu thị trường) Vận hành (đảm bảo quy trình) Tài chính (quản lý chi phí, ROI) Nhóm này chịu trách nhiệm end-to-end: từ lựa chọn giải pháp, triển khai, đến đo lường kết quả. c. Tạo “Quick Wins” để Xây dựng Niềm tin Chọn một quy trình nhỏ, tính toán nhanh lợi ích để thu kết quả ngay: Ví dụ tự động hóa báo cáo doanh số hàng ngày, giảm 30% thời gian tổng hợp. Hoặc số hóa duyệt đơn nội bộ, rút ngắn 50% thời gian phê duyệt. Những thành công bước đầu sẽ: Tạo động lực cho các bộ phận khác tham gia Giảm rủi ro và khủng hoảng niềm tin đối với CĐS Kết luận Thiếu cam kết lãnh đạo và quản trị chính là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến chuyển đổi số thất bại. Khi ban giám đốc trực tiếp “cầm trịch”, kết hợp với cơ chế thưởng–phạt rõ ràng và các “quick wins” thiết thực, CĐS sẽ được lan tỏa đến mọi phòng ban, vận hành trơn tru và mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số (CĐS) đang trở thành “từ khóa” không thể thiếu trong mọi bài thuyết trình lãnh đạo. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng “chạy đua công nghệ” mà quên mất bản chất của CĐS: tạo ra giá trị kinh doanh rõ ràng. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện những sai lầm chiến lược gốc rễ và cách khắc phục để CĐS thực sự là đòn bẩy tăng trưởng.Triệu chứng Đua theo công cụ: cùng lúc triển khai CRM, ERP, BI… nhưng không biết đâu là ưu tiên. Mục tiêu chung chung: lãnh đạo tuyên bố “muốn số hóa” nhưng không xác định được kết quả cụ thể cần đạt được. Nguyên nhân CĐS bị xem là trào lưu: Lãnh đạo đầu tư công nghệ chỉ vì “đối thủ đã làm”, chứ không gắn với bài toán kinh doanh cốt lõi. Thiếu đánh giá hiện trạng: Chưa phân tích quy trình, năng lực nhân sự hay nhu cầu khách hàng trước khi chọn giải pháp, dẫn đến “râu ông nọ cắm cằm bà kia”. Hậu quả Ngân sách đội lên nhưng ROI mờ mịt: Đầu tư hàng tỷ đồng cho phần mềm và triển khai, nhưng không có chỉ số đo lường hiệu quả–doanh thu, chi phí, năng suất không cải thiện rõ rệt. Dữ liệu silo, báo cáo không đồng nhất: Mỗi phòng ban vận hành một hệ thống riêng, dữ liệu không chia sẻ, báo cáo cục bộ, khiến ban lãnh đạo mất phương hướng trong ra quyết định. Giải pháp a. Xác định tầm nhìn & KPI rõ ràng Thiết lập mục tiêu cụ thể, có thời hạn: Ví dụ: “Giảm 50% thời gian xử lý đơn hàng từ lúc khách đặt đến khi giao” hoặc “Tăng 20% doanh thu kênh online trong 12 tháng”. Gắn KPI CĐS vào đánh giá hiệu quả: Mỗi phòng ban, mỗi cá nhân cần biết rõ chỉ số nào thể hiện thành công của chuyển đổi. b. Lập lộ trình pilot ưu tiên Chọn quy trình then chốt: Ví dụ: Chuỗi sales → fulfillment (bán hàng – giao nhận) hoặc chăm sóc khách hàng sau bán để tạo ngay những “quick wins”. Triển khai theo giai đoạn: Bắt đầu với phạm vi nhỏ, đánh giá kết quả, rồi mở rộng dần sang các quy trình khác. c. Lựa chọn công nghệ phù hợp Ưu tiên nền tảng có roadmap dài hạn: đảm bảo không phải “đổi phần mềm” sau vài năm. Khả năng tích hợp: công nghệ mới phải kết nối dễ dàng với ERP, CRM, WMS… hiện có. Thân thiện với người dùng: giao diện trực quan, giảm thời gian đào tạo, tăng tỉ lệ chấp nhận. Kết luận Để CĐS không trở thành gánh nặng, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng chiến lược kinh doanh chứ không phải danh mục công nghệ. Khi tầm nhìn đã rõ, mục tiêu đã đo lường được, công nghệ sẽ trở thành công cụ đắc lực, giúp bạn tối ưu quy trình, tăng tốc tăng trưởng và vững bước trong kỷ nguyên số.

Tháng 5 năm 2024, giữa lúc nhiều doanh nghiệp đang tập trung vào các trung tâm thương mại hiện đại, khu chợ Tân Thanh (Lạng Sơn) lại chìm trong lặng lẽ. Nơi từng được ví như “cửa ngõ thương mại biên giới” giờ chỉ còn lại những dãy ki-ốt im lìm, bảng hiệu cũ kỹ, và vài người trông coi vẫn cặm cụi giữa không gian trống vắng. ảnh minh họa khu chợ Tân Thanh Trong hoàn cảnh ấy, Vạn Lý Bảo Tiêu không xuất hiện như một dự án giải cứu hoành tráng, mà chỉ là một nhóm nhỏ âm thầm bắt đầu… bằng một câu hỏi. Có những câu chuyện hợp tác không bắt đầu bằng thư mời trang trọng hay buổi pitch deck hoành tráng. Đôi khi, chúng chỉ khởi đầu… từ một bình luận trên diễn đàn. 1.Một dòng hỏi – mở ra một hành trình ảnh trao đổi đầu tiên giữa EzyPLatform và thành viên của Vạn lý bảo tiêu Vào năm 2024, trên diễn đàn StackAsk, một người dùng với tên tài khoản khiêm tốn đã đặt một câu hỏi tưởng chừng rất bình thường: “Cho em hỏi về API document của ViettelPost ạ?” Không ai ngờ rằng người đặt câu hỏi đó lại là một thành viên trong nhóm dự án Vạn Lý Bảo Tiêu khi ấy đang mày mò tìm cách kết nối hệ thống vận đơn nội bộ với các dịch vụ logistics bên ngoài.EzyPlatform với kinh nghiệm xây dựng các nền tảng tích hợp API vận đơn, đã chủ động phản hồi. Không chỉ dừng ở một câu trả lời, họ mở ra một chuỗi trao đổi liên tục: từ chuyện xác thực tài khoản, đến mapping trạng thái đơn hàng giữa hai hệ thống. 2.Từ API đến đồng hành thực địa ảnh minh họa nhân viên dùng điện thoại để quét mã đơn hàng Thông qua các trao đổi kỹ thuật ban đầu, EzyPlatform nhận thấy rằng đối tác đang tìm kiếm một giải pháp không chỉ dừng ở tích hợp API, mà còn yêu cầu khả năng tùy biến để phù hợp với điều kiện triển khai cụ thể. Việc này đòi hỏi sự phối hợp linh hoạt và hỗ trợ kịp thời giữa hai bên vượt ra khỏi khuôn khổ của một mối quan hệ cung cấp sử dụng phần mềm thông thường. Về phía Vạn Lý Bảo Tiêu, họ đánh giá cao EzyPlatform không chỉ ở năng lực công nghệ mà còn ở khả năng đồng hành: từ việc chia sẻ tài liệu kỹ thuật rõ ràng, đến việc sẵn sàng hiệu chỉnh hệ thống để hỗ trợ triển khai hiệu quả trong điều kiện có nhiều giới hạn. >Từ những cuộc trao đổi nhỏ ban đầu, một mối quan hệ hợp tác thực chất đã dần hình thành đặt nền tảng cho những bước tiến xa hơn. 3.Một bên có hạ tầng, một bên có lý tưởng ảnh hệ thống quản trị EzyPlatform là một nền tảng công nghệ đã triển khai nhiều giải pháp trong lĩnh vực quản lý vận đơn và tích hợp logistics. Trong khi đó, Vạn Lý Bảo Tiêu là một dự án hoạt động thực địa đang tìm cách tái khởi động các hoạt động thương mại tại chợ biên giới bằng cách số hóa và hợp pháp hóa quy trình kinh doanh. Qua các cuộc trao đổi ban đầu, hai bên dần nhận thấy khả năng hỗ trợ lẫn nhau: EzyPlatform cung cấp công cụ và nền tảng công nghệ cần thiết, còn Vạn Lý Bảo Tiêu là môi trường kiểm nghiệm thực tế nơi các giải pháp được thử thách và điều chỉnh cho sát với điều kiện vận hành tại địa phương. > Chính từ mối quan hệ bổ sung đó, một thử nghiệm hợp tác nhỏ đã bắt đầu – thực tế, khiêm tốn nhưng nhiều triển vọng. 4.Từ diễn đàn đến phiên bản triển khai thực tế Chỉ vài tuần sau lần gặp đầu tiên, hai bên đã cùng nhau chạy thử: Dashboard quản lý đơn hàng có kết nối trạng thái từ ViettelPost Cơ chế phân quyền minh bạch giữa người gửi – người vận chuyển – người nhận Dù còn sơ khai, nhưng chính bước đầu ấy là minh chứng: không cần bắt đầu lớn lao, miễn là đi đúng hướng và thật lòng. Tóm lại Câu chuyện giữa EzyPlatform và Vạn Lý Bảo Tiêu bắt đầu không theo giáo trình nào cả chỉ đơn giản từ một thắc mắc, một lời phản hồi tử tế. Nhưng nhờ vậy, hai bên đã nhìn thấy nhau, không chỉ là đối tác công nghệ, mà là hai mảnh ghép cho một hành trình chung: minh bạch hóa thương mại nhỏ lẻ bằng công nghệ và pháp lý.Bởi đôi khi, một dòng hỏi đúng chỗ… có thể mở ra cả một con đường.

Khi nhắc đến "chuyển đổi số", người ta thường hình dung đến phần mềm hoành tráng, dashboard sống động, hệ thống tích hợp đa kênh. Nhưng ít ai biết rằng, Vạn Lý Bảo Tiêu, trong những ngày đầu tiên, lại khởi động từ… một file Excel và một tài khoản Telegram. Không có hệ thống backend, không có giao diện người dùng. Tất cả bắt đầu từ một nhóm nhỏ những người thực sự tin rằng thương nhân nhỏ lẻ xứng đáng có một công cụ để được bảo vệ, giao thương minh bạch, và vận hành hiệu quả hơn. 1. Giao tiếp qua Telegram – tưởng nhanh, hóa ra chưa đủ ảnh minh họa Ban đầu, toàn bộ quy trình xác nhận giao hàng, xử lý vận đơn đều được thực hiện qua… Telegram. Mỗi đơn hàng được ghi nhận và xác nhận qua các tin nhắn tự động hoặc thủ công từ nhân viên phụ trách.Tuy nhiên, có một vấn đề lớn: không phải ai cũng dùng Telegram. Đặc biệt là nhiều tiểu thương, tài xế và người giao nhận quen với Zalo hoặc chỉ dùng điện thoại cơ bản. Việc buộc họ cài đặt một nền tảng mới để xử lý đơn hàng khiến quá trình trao đổi chậm trễ, nhiều thao tác bị bỏ sót. 2.Excel công cụ mạnh mẽ nhưng không phù hợp lâu dài ảnh minh họa Mỗi đơn hàng, mỗi vận đơn, mỗi tuyến đường... đều được ghi vào file Excel. Giao hàng hôm nay? → nhập tay. Xác nhận bên nhận? → đánh dấu thủ công. Tình trạng đơn hàng? → cập nhật bằng màu nền ô. > Lúc đầu, nó hiệu quả. Nhưng càng về sau, số lượng đơn tăng mạnh khiến nhóm vận hành “đuối sức” với hàng trăm dòng cập nhật mỗi ngày. Sai sót dễ xảy ra, dữ liệu không thể phân tích, và không ai chịu trách nhiệm khi có nhầm lẫn. 3.Từ bất tiện đến cải tiến – nền tảng “vừa tay” tiểu thương hệ thống quản trị Vạn lý bảo tiêu Chính từ những bất tiện đó, đội ngũ Vạn Lý Bảo Tiêu bắt đầu hình thành ý tưởng cho hệ thống riêng với những yêu cầu rất cụ thể: Không cần cài đặt ứng dụng – chỉ cần điện thoại có trình duyệt là dùng được. Xác thực người gửi/người nhận rõ ràng. Tự động thống kê, báo cáo vận đơn. Giao diện thân thiện cho mọi đối tượng người dùng. > “Không phải tạo phần mềm cho doanh nghiệp lớn mà là công cụ vừa tay cho tiểu thương nhỏ.” một thành viên trong nhóm sáng lập chia sẻ. 4. Phiên bản hoàn chỉnh – từ trải nghiệm thật đến giải pháp số Trang website của Vạn lý bảo tiêu được triển khai thành công Phiên bản hiện tại vanlybaotieu.vnlà một nền tảng số hóa vận đơn bảo tiêu, kết nối ba bên: người gửi – người giao – người nhận, đảm bảo an toàn hàng hóa, minh bạch quy trình, và dễ sử dụng: Giao diện đơn hàng online: theo dõi, xác nhận, tra cứu thông tin mọi lúc. Hệ thống xác thực 2 chiều: giúp đảm bảo hàng đến đúng tay người nhận. Quản lý tài xế, người gửi/nhận: đầy đủ thông tin, rõ trách nhiệm. Kết nối với đơn vị vận chuyển: mở rộng mạng lưới bảo tiêu khắp cả nước. Tóm lại Phiên bản đầu tiên của Vạn Lý Bảo Tiêu không hề "đẹp đẽ" về công nghệ, nhưng lại rất thực tế. Bởi nó xuất phát từ nhu cầu thật, con người thật và những thao tác hàng ngày, cũng chính điều đó đã đặt nền móng cho một hệ thống được xây nên từ sự hiểu không phải từ giả định.

Việc tra cứu hóa đơn điện tử và các thông báo liên quan từ cơ quan thuế giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh kiểm soát chặt chẽ luồng hóa đơn, bảo đảm tuân thủ quy định và kịp thời xử lý sai sót. Bài viết sau đây tổng hợp chi tiết các bước sử dụng chức năng Tra cứu trên Cổng Hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp người dùng chưa và đã có tài khoản.Chuẩn bị thông tin tra cứu 1. Hóa đơn cần tra cứu: Mã số thuế người bán Loại hóa đơn, ký hiệu – mẫu số, số hóa đơn Tổng tiền thanh toán, tổng tiền thuế (nếu có) hoặc ngày lập hóa đơn (với phiếu xuất kho) 2. CAPTCHA: Các ký tự hiển thị trên màn hình để xác thực truy vấn . Trường hợp chưa có tài khoản (hoặc cá nhân, tổ chức bên thứ ba) 1. Truy cập Mở trình duyệt và vào hoadondientu.gdt.gov.vn. Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử” ngay trên màn hình chính. 2. Nhập điều kiện tra cứu a. Mã số thuế người bán. b. Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia → nhập ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền, tổng thuế. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý → nhập ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn. c. CAPTCHA: nhập đúng ký tự xác thực. 3. Thực hiện tìm kiếm a. Nhấn “Tìm kiếm”. b. Nếu không có kết quả, hệ thống báo “Không tồn tại hóa đơn…”. c. Nếu tìm thấy, hiển thị chi tiết hóa đơn, kèm thông tin về: Tính chất (thay thế, điều chỉnh…) Trạng thái (đã phát hành, bị hủy…) Các hóa đơn liên quan (nếu có) . Tra cứu thông tin doanh nghiệp phát hành HĐĐT 1. Chọn chức năng Trên trang chính, bấm “Tra cứu doanh nghiệp”. 2. Nhập điều kiện Mã số thuế doanh nghiệp/hộ kinh doanh. CAPTCHA để xác thực. 3. Xem kết quả Nếu đã đăng ký HĐĐT và được cơ quan thuế chấp nhận → hiển thị “Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” theo NĐ 123/2020/NĐ-CP. Nếu chưa đăng ký hoặc bị từ chối → hiển thị “Chưa sử dụng hóa đơn điện tử” . Trường hợp đã có tài khoản trên Cổng 1. Đăng nhập & khôi phục mật khẩu Truy cập: hoadondientu.gdt.gov.vn → Đăng nhập. Nếu quên mật khẩu, chọn “Quên mật khẩu”, nhập MST và email → mật khẩu mới sẽ được gửi về email đã đăng ký . 2. Vào phân hệ Tra cứu a. Sau khi đăng nhập, chọn Phân hệ Tra cứu. b. Cổng hỗ trợ ba chức năng chính: Tra cứu hóa đơn (bán ra, mua vào) Tra cứu bảng tổng hợp hóa đơn Tra cứu thông báo từ cơ quan thuế Hướng dẫn chi tiết từng chức năng 5.1 Tra cứu Hóa đơn điện tử a. Bán ra: nhập điều kiện tra cứu → Tìm kiếm → danh sách hóa đơn thỏa mãn hiển thị. b. Mua vào: tương tự như bán ra. c. Cho phép: Xem chi tiết từng hóa đơn. In hóa đơn. Xuất Excel danh sách hóa đơn. Tải XML hóa đơn 5.2 Tra cứu Thông báo từ cơ quan thuế Hệ thống hỗ trợ tra cứu sáu loại thông báo: TBKTDL – kiểm tra dữ liệu hóa đơn TBTNDT – tiếp nhận tờ khai đăng ký/đổi thông tin TBDKDT – chấp nhận đăng ký/đổi thông tin TBSSDT – kết quả xử lý hóa đơn sai sót TBKTT – thông báo không thuộc diện HĐĐT có mã/có mã thuế QTRHĐĐT – phản hồi hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã Cho phép xem chi tiết, xuất Excel hoặc tải XML thông báo 5.3 Tra cứu Bảng tổng hợp hóa đơn a. Chọn Bảng tổng hợp trong phân hệ Tra cứu. b. Nhập điều kiện: Phương thức gửi: lần đầu hoặc bổ sung Kỳ dữ liệu: ngày, tháng hoặc quý và thông số tương ứng c. Nhấn Tìm kiếm để xem bảng tổng hợp chi tiết Kết luận Chức năng Tra cứu trên Cổng HĐĐT giúp bạn: Xác minh nhanh tính hợp lệ của hóa đơn. Kiểm soát tình trạng đăng ký HĐĐT của doanh nghiệp. Theo dõi thông báo và bảng tổng hợp hóa đơn phục vụ báo cáo thuế.

Khi thị trường giải pháp logistics ngày càng cạnh tranh, Vạn Lý Bảo Tiêu từng chỉ là một cái tên mới nổi giữa hàng loạt nền tảng vận hành. Nhưng với định hướng phát triển rõ ràng, công nghệ linh hoạt và khả năng tích hợp sâu rộng, hệ thống này đã nhanh chóng khẳng định được giá trị thực tiễn, trở thành công cụ đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số hiệu quả.Nhưng phía sau sự bền bỉ đó là ? Sự hỗ trợ của EzyPlatform được xem là "người bạn đồng hành" công nghệ không ngừng tiến hóa, lắng nghe và cải tiến vì mục tiêu cuối cùng: vận hành trơn tru, minh bạch và linh hoạt cho mọi doanh nghiệp.1. Từ vận đơn đến sổ sách – Một hệ sinh thái thống nhất Ezydelivery Ezylogistics Ezyaccounting EzyPlatform không dừng lại ở một hệ thống giao hàng. Họ đã từng bước mở rộng thành hệ sinh thái số hoàn chỉnh với: EzyDelivery: Quản lý vận đơn, tài xế, lộ trình, bao hàng – tất cả trong một. EzyLogistics: Điều phối kho, phân loại hàng, liên kết tuyến giao vận. EzyAccounting: Đồng bộ doanh thu, chi phí giao hàng, khấu hao, chiết khấu... > Tất cả được tích hợp liền mạch, không còn cảnh “xem dữ liệu một nơi, xử lý một nơi”. Giống như một đội vận hành chuyên nghiệp chỉ trong một màn hình. 2. Những cam kết không lời – nhưng hiện diện trong từng dòng code giao diện quản lý người dùng giao diện quản lý các bao hàng EzyPlatform không chỉ bán phần mềm. Họ cam kết: Luôn bảo trì hệ thống ổn định, dù doanh nghiệp có vài chục hay vài ngàn vận đơn mỗi ngày. Tùy biến linh hoạt theo mô hình vận hành thực tế, không ép doanh nghiệp đi theo khuôn cứng nhắc. Bảo mật dữ liệu tuyệt đối, với hệ thống phân quyền rõ ràng và audit trail chặt chẽ. > Với mỗi bản cập nhật mới, đội ngũ không chỉ vá lỗi mà họ còn “cải tiến tư duy vận hành”. 3. Những định hướng công nghệ tiếp theo Trong hành trình tới đây, EzyPlatform đã và đang tập trung vào các trụ cột công nghệ sau: Trí tuệ nhân tạo trong vận hành :Dự đoán thời gian giao hàng theo hành vi tuyến đường.Tự động gợi ý phân chia đơn hàng để giảm chi phí giao. Hạ tầng không máy chủ (serverless): Giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tiếp cận công nghệ nhanh hơn mà không tốn hạ tầng lớn. API mở kết nối đa nền tảng :Tích hợp dễ dàng với website, chatbot CSKH, CRM, ERP… chỉ bằng vài dòng cấu hình. 4. Câu chuyện tương lai của Vạn Lý Bảo Tiêu Trong tương lai gần, Vạn Lý Bảo Tiêu sẽ không chỉ dừng lại ở việc theo dõi vận đơn và điều phối giao hàng. Hệ thống đang được EzyPlatform định hướng phát triển thành một nền tảng thông minh hơn nơi trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ tối ưu tuyến đường, các công cụ tích hợp như: Zalo hoặc Telegram được dùng để cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng và các báo cáo vận hành, doanh thu được tổng hợp tự động gửi về cho bộ phận kế toán mỗi ngày. Tất cả những điều đó không còn là viễn cảnh xa vời. Đó là lộ trình phát triển đã và đang được EzyPlatform xây dựng một cách thực tế, có thể triển khai linh hoạt theo nhu cầu từng doanh nghiệp. Tóm lại Vạn Lý Bảo Tiêu không chỉ là một hệ thống. Đó là một hành trình và hành trình ấy được tiếp sức mỗi ngày bởi EzyPlatform người bạn đồng hành thầm lặng nhưng kiên định.Nếu bạn là doanh nghiệp đang đi tìm một giải pháp công nghệ thực sự hiểu mình, hãy để EzyPlatform viết tiếp cùng bạn hành trình giao vận thông minh không chỉ cho hôm nay mà cả ngày mai.

Mỗi sáng mở dashboard lên, hệ thống "Vạn Lý Bảo Tiêu" của bạn hoạt động êm ru: tài xế được phân công, đơn hàng chạy tuyến hợp lý, và báo cáo gửi về đều đặn.Mọi thứ có vẻ "tự chạy".Nhưng đằng sau sự mượt mà ấy… là một hệ thống cài đặt cực kỳ tinh gọn và chủ động do chính EzyPlatform đứng sau vận hành.1. Mỗi dòng thiết lập là một mảnh ghép quan trọng Tại sao lại cần quản lý cài đặt? Bởi vì trong một hệ thống logistics hiện đại, mỗi doanh nghiệp có một cách tổ chức khác nhau: tên vai trò, loại trạng thái đơn hàng, hình thức giao nhận, lý do huỷ đơn… đều mang đặc thù riêng. Nếu không có một khu vực tập trung để tự do chỉnh sửa các cấu hình hệ thống, doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào đội IT cho từng thay đổi nhỏ từ việc cập nhật lý do huỷ đơn cho đến sửa một vai trò nhân sự. 2.EzyPlatform tạo ra "phòng điều khiển" cho người vận hành Với tính năng Quản lý cài đặt, EzyPlatform không còn khiến người quản lý bị động. Thay vào đó, bạn có thể: Tự cấu hình danh sách trạng thái vận đơn, phù hợp với từng loại quy trình vận chuyển. Tùy biến danh sách vai trò hệ thống, giúp phân quyền linh hoạt cho từng vị trí như tài xế, điều phối, kế toán... Thêm/ sửa/ xoá các lý do huỷ đơn, giúp báo cáo phân tích sát thực tế hơn. Cập nhật danh mục dữ liệu dùng chung (chọn điểm lấy hàng, lý do hoàn hàng…) chỉ bằng vài cú nhấp chuột. 3.Không chỉ cài đặt mà là trao quyền kiểm soát Tính năng Quản lý cài đặt của EzyPlatform không phải là một module phụ. Đó là trái tim điều phối của toàn bộ hệ thống vận hành. Và điều hay nhất là: bạn không cần biết lập trình. Chỉ cần hiểu nghiệp vụ của mình phần còn lại đã có EzyPlatform hỗ trợ.Tóm lại Một hệ thống giao vận thông minh không chỉ cần “chạy tốt”, mà còn phải linh hoạt, tùy biến, và tự điều chỉnh được theo nhu cầu doanh nghiệp. Với EzyPlatform, mọi cài đặt trong hệ thống Vạn Lý Bảo Tiêu đều nằm trong tầm tay bạn để bạn không chỉ quản lý vận đơn, mà còn làm chủ toàn bộ hệ thống vận hành phía sau.

Trong kỷ nguyên số, việc tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn mang lại hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình kế toán – thuế. Dưới đây là hướng dẫn 8 bước chi tiết dựa trên chức năng “Lập hóa đơn mới” của Cổng Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế.Chọn loại hóa đơn Đăng nhập vào hệ thống → Quản lý hóa đơn → Lập hóa đơn điện tử Chọn Loại hóa đơn (theo tờ khai đăng ký): Hóa đơn bán hàng Hóa đơn dịch vụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển, v.v. Chọn Ký hiệu – Mẫu số đã được cấp Nhấn “Lập hóa đơn” để khởi tạo form trống Nhập thông tin bắt buộc trên hóa đơn Thông tin người bán Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ (tự động đồng bộ từ hồ sơ đăng ký) Thông tin người mua Bắt buộc Mã số thuế hoặc Tên (đối với khách lẻ) Thông tin giao dịch Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ Tài khoản ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản) Đơn vị tiền tệ: VND hoặc ngoại tệ Danh sách hàng hóa/dịch vụ Với mỗi dòng hàng: Chọn Tính chất: Hàng hóa, Dịch vụ, Khuyến mại, Chiết khấu, Ghi chú Nhập Mã, Tên, Số lượng, Đơn giá, Thuế suất (Nếu có) Phụ phí/Phí Nhà nước: tên và số tiền Hệ thống sẽ tự động tính: Tổng tiền hàng Tổng chiết khấu Tổng thuế GTGT Tổng thanh toán Lưu ý đặc thù: Với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hoặc hóa đơn đại lý, bổ sung thêm trường “Người xuất” / “Người nhập” theo yêu cầu. Lưu tạm & Xem trước Xem trước hóa đơn: kiểm tra lại bố cục, font, số liệu, logo Lưu tạm: nếu cần dừng giữa chừng để bổ sung thông tin hoặc đợi phê duyệt Trình phê duyệt (nếu có) Với doanh nghiệp có quy trình phê duyệt nội bộ: Người lập bấm “Trình phê duyệt” Hóa đơn sẽ được đẩy lên danh sách chờ của người duyệt cấp trên Nếu không áp dụng phê duyệt nội bộ, bỏ qua bước này và chuyển ngay sang ký gửi. Phê duyệt & Ký gửi hóa đơn Người duyệt đăng nhập → Quản lý hóa đơn → Phê duyệt hóa đơn Chọn “Xem hóa đơn” để rà soát chi tiết Cắm Chữ ký số, nhấn “Ký gửi” Xác nhận ký điện tử → hệ thống tự động gửi HĐĐT đến Cổng Tổng cục Thuế Nhận Số hóa đơn do Tổng cục Thuế cấp Nếu người duyệt từ chối, chọn “Từ chối”, nhập lý do và lưu. Hóa đơn sẽ trở về trạng thái tạm dừng để điều chỉnh. Nhận kết quả cấp mã Đăng nhập Cổng → Tra cứu hóa đơn → Hóa đơn bán ra Lọc theo trạng thái: Đã cấp mã: hiển thị Số hóa đơn, Ngày cấp, Mã chứng thư số Không cấp mã: hiển thị lý do từ chối để bạn kịp thời chỉnh sửa Lập hóa đơn thay thế Khi cần thay thế hóa đơn đã phát hành (do sai sót nghiêm trọng): Vào Quản lý hóa đơn → Lập hóa đơn thay thế Chọn Loại, Mẫu số của hóa đơn thay thế Nhập tham chiếu hóa đơn gốc: Mẫu số, Ký hiệu, Số và Ngày hóa đơn gốc Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và mở form thay thế Nhập lại thông tin như hóa đơn mới → Ký gửi Lập hóa đơn điều chỉnh Khi chỉ cần điều chỉnh một vài chỉ tiêu (Giảm/ Tăng số lượng, đơn giá, thuế…): Vào Quản lý hóa đơn → Lập hóa đơn điều chỉnh Chọn Mẫu số và tham chiếu hóa đơn gốc (Mẫu số, Ký hiệu, Số, Ngày) Hệ thống so sánh và hiển thị form điều chỉnh Nhập nội dung điều chỉnh → Ký gửi Phân biệt: "Thay thế: lập hóa đơn mới hoàn toàn thay cho hóa đơn sai sót." "Điều chỉnh: chỉ bổ sung/hiệu chỉnh một số tiêu chí trên hóa đơn gốc."

Hãy tưởng tượng bạn là một khách hàng đang háo hức chờ đón chiếc máy ảnh mình đặt mua từ một cửa hàng online. Mỗi giờ trôi qua, bạn đều muốn biết đơn hàng ấy đang ở đâu và đã được giao chưa, có gặp trục trặc gì không, liệu ngày mai có thể nhận được không? Đó không chỉ là câu chuyện của riêng bạn. Với hàng triệu đơn hàng được xử lý mỗi ngày, nhu cầu tra cứu vận đơn nhanh chóng, chính xác và minh bạch đã trở thành tiêu chuẩn sống còn với bất kỳ doanh nghiệp logistics nào và EzyPlatform đã bước vào cuộc chơi để thay đổi điều đó. 1.Tra cứu vận đơn dễ dàng – Từ khách hàng đến nhân viên vận hành Ngày trước, việc tra cứu đơn hàng đôi khi là một “cuộc hành trình”... của chính khách hàng: phải gọi điện, cung cấp mã, chờ đợi tổng đài tra soát. Nhưng giờ đây, với EzyPlatform, mọi thứ chỉ cần vài giây: Một giao diện đơn giản, bạn chỉ cần nhập mã vận đơn là thấy ngay. Không chỉ tìm bằng mã, bạn có thể tra theo tên người nhận, số điện thoại, trạng thái hoặc thời gian tạo. Gợi ý thông minh, tìm kiếm theo thời gian thực, giúp bạn không tốn một giây nào vô ích. Tài liệu tham khảo:Hướng dẫn tra cứu vận đơn từ hệ thống 2.Hiển thị thông tin vận đơn rõ ràng, trực quan EzyPlatform không chỉ “hiện ra” một đống dữ liệu khô khan mà trình bày mọi thứ như một bàn tiệc hợp lý: Toàn bộ hành trình đơn hàng: từ lúc “đã tiếp nhận” đến “hoàn tất” hay thậm chí “giao thất bại”. Người gửi > người nhận > thời gian dự kiến giao > phương thức vận chuyển. Cập nhật trạng thái và thao tác của nhân viên giao hàng theo thời gian thực. > Mọi thứ hiển thị gọn gàng, kèm biểu tượng sinh động, giúp cho bất kỳ ai, kể cả người mới cũng có thể dễ dàng đọc hiểu và xử lý. 3.Sắp xếp và phân trang hiệu quả cho vận đơn số lượng lớn Khi doanh nghiệp có hàng nghìn vận đơn mỗi ngày, việc quản lý trở nên khó khăn nếu không có công cụ hỗ trợ. EzyPlatform cung cấp: Phân trang thông minh theo số lượng bản ghi người dùng chọn (10, 20, 50, 100 dòng). Sắp xếp theo cột: Mã đơn, thời gian tạo, trạng thái... đều có thể click để sắp xếp tăng/giảm dần. Bộ lọc kết hợp nhiều tiêu chí để nhanh chóng tìm đúng vận đơn cần tra cứu. 4.Lợi ích Triển khai EzyPlatform, doanh nghiệp sẽ nhận được: Tốc độ tra cứu thần tốc từ mọi vai trò: nhân viên kho, CSKH, khách hàng, quản lý... Hạn chế sai sót khi thao tác với đơn hàng số lượng lớn. Nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm áp lực cho tổng đài và đội chăm sóc. Kết nối dễ dàng với các kênh tra cứu bên ngoài như website, chatbot qua API. Tóm lại EzyPlatform không chỉ là công cụ mà còn là nền tảng vận hành số hóa trung tâm cho mọi hoạt động liên quan đến vận đơn. Từ kho đến tay khách, từ nhân viên đến hệ thống, tất cả đều được kết nối và tối ưu hoá. Mỗi lần tra cứu không còn là một nỗi chờ đợi, mà là một trải nghiệm mượt mà, đáng tin cậy.

Lựa chọn và cài đặt giải pháp T-VAN Danh sách T-VAN tiêu biểu MISA meInvoice (AMIS Hộ kinh doanh) VNPT-iOffice Viettel-iOffice Tiêu chí lựa chọn Khả năng tích hợp máy tính tiền, quét mã vạch, đồng bộ dữ liệu bán hàng. Giao diện trực quan, dễ dùng cho nhân viên không chuyên kế toán. Hỗ trợ đa nền tảng (Windows, Android POS, thậm chí iOS). Lưu ý: Sắp tới, EzyPlatform cũng sẽ bổ sung tính năng xuất file Excel chuẩn, giúp bạn dễ dàng xuất dữ liệu hóa đơn, đối chiếu và nhập vào bất kỳ hệ thống quản lý hay báo cáo nội bộ nào. Hướng dẫn cài đặt chi tiết 1. Tải bộ cài Truy cập trang chủ của nhà cung cấp T-VAN, chọn gói “Hộ kinh doanh” hoặc “POS tích hợp HĐĐT”. 2. Chạy file cài đặt Mở file .exe hoặc .apk, chọn thư mục đích. Nhấn Next → Install → Finish. 3. Cài driver chữ ký số Cắm USB Token, chạy phần mềm quản lý chữ ký số do nhà cung cấp cấp kèm. Xác nhận in danh sách chứng thư số trong token. 4. Khởi động ứng dụng Mở phần mềm, chờ tải các thành phần cơ bản và hiển thị màn hình đăng nhập. Cấu hình thông tin doanh nghiệp Mã số thuế (MST) & Tên đơn vị: nhập đúng, khớp với thông tin đăng ký trên Cổng HĐĐT. Địa chỉ trụ sở: điền chi tiết (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành) để in lên hóa đơn. Logo: bấm “Tải logo”, chọn file .png kích thước gợi ý 300×100 px (trong suốt nếu có). Hình thức thanh toán: cấu hình sẵn các lựa chọn “Tiền mặt”, “Chuyển khoản”, “Thẻ tín dụng/ghi nợ”. Thuế suất & Đơn vị tính: khai báo danh sách thuế suất (0%, 5%, 10%) và đơn vị tính (cái, kg, gói…) để chọn nhanh khi lập hóa đơn. Thiết lập mẫu hóa đơn 1. Chọn mẫu hóa đơn Trong phần “Mẫu hóa đơn”, chọn đúng mã mẫu do Tổng cục Thuế cấp (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC). 2. Đầu số & quy tắc đánh số Đặt tiền tố (ví dụ: HĐT/2025/01/), thiết lập tự động tăng từ số bắt đầu (ví dụ: 000001). 3. Tùy chỉnh bố cục in ấn Font chữ, cỡ chữ: chọn rõ ràng, dễ đọc khi in bill. Khoảng cách giữa các dòng, kích thước ô thông tin: đảm bảo không bị cắt góc khi in. Chữ ký, tem: cấu hình hiển thị khu vực chữ ký người bán, đóng dấu. Khuyến nghị lựa chọn EzyPlatform trong tương lai EzyPlatform đang trong giai đoạn hoàn thiện tính năng xuất file Excel từ bộ dữ liệu hóa đơn. Khi ra mắt, bạn có thể: Tải nhanh danh sách hóa đơn theo khoảng thời gian, Chuyển thẳng sang báo cáo tài chính, phân tích doanh thu bằng Excel, Nhập khẩu vào bất cứ phần mềm kế toán, CRM hay ERP nào bạn đang sử dụng.

Để thực hiện đầy đủ và đúng quy định thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT), bạn có thể lựa chọn một trong hai phương thức: Qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (T-VAN) Trực tiếp trên Cổng HĐĐT của Tổng cục Thuế Bài viết này sẽ tập trung hướng dẫn chi tiết phương thức thứ hai, dành cho người nộp thuế không phải trả tiền dịch vụ theo Khoản 1, Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chuẩn bị trước khi đăng ký Mã số thuế của hộ kinh doanh/doanh nghiệp Chữ ký số (USB Token) còn hiệu lực và đã cài driver trên máy Trình duyệt: Chrome hoặc Firefox phiên bản mới nhất Email & số điện thoại chính xác để nhận thông báo từ Cổng Các bước đăng ký Bước 1: Đăng nhập Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn Chọn chức năng Đăng ký sử dụng HĐĐT. Bước 2: Nhập thông tin người nộp thuế Nhập Mã số thuế → hệ thống tự động điền Tên và Cơ quan thuế quản lý. Điền đầy đủ các trường bắt buộc: Người liên hệ Địa chỉ Số điện thoại Email Bước 3: Chọn hình thức hóa đơn Tại mục Hình thức hóa đơn, hệ thống mặc định “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế” và “Không phải trả phí dịch vụ theo Khoản 1.14 NĐ 123/2020”. Bước 4: Chọn phương thức truyền dữ liệu Mục Phương thức chuyển dữ liệu: chọn “Chuyển đầy đủ nội dung từ hóa đơn”. Bước 5: Chọn loại hóa đơn Chọn đúng Loại hóa đơn phù hợp với phương pháp tính thuế (bán hàng, dịch vụ, xuất kho…). Bước 6: Đăng ký chữ ký số Tại Danh sách chứng thư số sử dụng, bấm Thêm. Cắm USB Token, chọn chứng thư số cần đăng ký. Xác nhận thông tin và bấm Đồng ý. Lặp lại nếu muốn đăng ký thêm nhiều token. Bước 7: Xem lại tờ khai Bấm Xem tờ khai để kiểm tra toàn bộ thông tin đã nhập. Đảm bảo không có sai sót về mã số thuế, địa chỉ, email… Bước 8: Ký và gửi Bấm Ký gửi → hệ thống yêu cầu xác thực chữ ký số. Chọn chứng thư số đã đăng ký → nhập PIN (nếu có) → Đồng ý. Hệ thống gửi tờ khai đến cơ quan thuế. Theo dõi kết quả Trong 15 phút, Cổng sẽ gửi email xác nhận tiếp nhận hoặc từ chối tờ khai. Trong 1 ngày làm việc, cơ quan thuế gửi tiếp thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký qua email. Khi được chấp nhận, bạn sẽ nhận tài khoản (tên đăng nhập + mật khẩu) để truy cập Cổng và sử dụng HĐĐT. Bạn có thể tham khảo video dưới đây hướng dẫn chức năng “Đăng ký Sử dụng Hóa đơn Điện tử” trực tiếp trên Hệ thống Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để dễ dàng theo dõi từng thao tác và làm theo chính xác. Lưu ý: Sau khi nhận tài khoản, bạn cần thay đổi mật khẩu và bảo mật thông tin đăng nhập. Nếu có vướng mắc về thủ tục thuế, hãy liên hệ PSB hoặc ThuEduCan. Mọi vấn đề pháp lý liên quan đến HĐĐT, xin tham khảo Luật Vicca. Để được tư vấn triển khai và tích hợp phần mềm HĐĐT, vui lòng liên hệ EzyPlatform.