Trong kỷ nguyên số, việc tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn mang lại hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình kế toán – thuế. Dưới đây là hướng dẫn 8 bước chi tiết dựa trên chức năng “Lập hóa đơn mới” của Cổng Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế.

Chọn loại hóa đơn

  1. Đăng nhập vào hệ thống → Quản lý hóa đơn → Lập hóa đơn điện tử
  2. Chọn Loại hóa đơn (theo tờ khai đăng ký):
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn dịch vụ
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển, v.v.
  1. Chọn Ký hiệu – Mẫu số đã được cấp
  2. Nhấn “Lập hóa đơn” để khởi tạo form trống

Nhập thông tin bắt buộc trên hóa đơn

  1. Thông tin người bán
  • Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ (tự động đồng bộ từ hồ sơ đăng ký)
  1. Thông tin người mua
  • Bắt buộc Mã số thuế hoặc Tên (đối với khách lẻ)
  1. Thông tin giao dịch
  • Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Chuyển khoản, Thẻ
  • Tài khoản ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản)
  • Đơn vị tiền tệ: VND hoặc ngoại tệ
  1. Danh sách hàng hóa/dịch vụ

Với mỗi dòng hàng:

  • Chọn Tính chất: Hàng hóa, Dịch vụ, Khuyến mại, Chiết khấu, Ghi chú
  • Nhập Mã, Tên, Số lượng, Đơn giá, Thuế suất
  • (Nếu có) Phụ phí/Phí Nhà nước: tên và số tiền

Hệ thống sẽ tự động tính:

  • Tổng tiền hàng
  • Tổng chiết khấu
  • Tổng thuế GTGT
  • Tổng thanh toán

Lưu ý đặc thù: Với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hoặc hóa đơn đại lý, bổ sung thêm trường “Người xuất” / “Người nhập” theo yêu cầu.

Lưu tạm & Xem trước

  • Xem trước hóa đơn: kiểm tra lại bố cục, font, số liệu, logo
  • Lưu tạm: nếu cần dừng giữa chừng để bổ sung thông tin hoặc đợi phê duyệt

Trình phê duyệt (nếu có)

Với doanh nghiệp có quy trình phê duyệt nội bộ:

  1. Người lập bấm “Trình phê duyệt”
  2. Hóa đơn sẽ được đẩy lên danh sách chờ của người duyệt cấp trên

Nếu không áp dụng phê duyệt nội bộ, bỏ qua bước này và chuyển ngay sang ký gửi.

Phê duyệt & Ký gửi hóa đơn

  1. Người duyệt đăng nhập → Quản lý hóa đơn → Phê duyệt hóa đơn
  2. Chọn “Xem hóa đơn” để rà soát chi tiết
  3. Cắm Chữ ký số, nhấn “Ký gửi”
  4. Xác nhận ký điện tử → hệ thống tự động gửi HĐĐT đến Cổng Tổng cục Thuế
  5. Nhận Số hóa đơn do Tổng cục Thuế cấp

Nếu người duyệt từ chối, chọn “Từ chối”, nhập lý do và lưu. Hóa đơn sẽ trở về trạng thái tạm dừng để điều chỉnh.

Nhận kết quả cấp mã

  1. Đăng nhập Cổng → Tra cứu hóa đơn → Hóa đơn bán ra
  2. Lọc theo trạng thái:
  • Đã cấp mã: hiển thị Số hóa đơn, Ngày cấp, Mã chứng thư số
  • Không cấp mã: hiển thị lý do từ chối để bạn kịp thời chỉnh sửa

Lập hóa đơn thay thế

Khi cần thay thế hóa đơn đã phát hành (do sai sót nghiêm trọng):
  1. Vào Quản lý hóa đơn → Lập hóa đơn thay thế
  2. Chọn Loại, Mẫu số của hóa đơn thay thế
  3. Nhập tham chiếu hóa đơn gốc: Mẫu số, Ký hiệu, Số và Ngày hóa đơn gốc
  4. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và mở form thay thế
  5. Nhập lại thông tin như hóa đơn mới → Ký gửi

Lập hóa đơn điều chỉnh

Khi chỉ cần điều chỉnh một vài chỉ tiêu (Giảm/ Tăng số lượng, đơn giá, thuế…):
  1. Vào Quản lý hóa đơn → Lập hóa đơn điều chỉnh
  2. Chọn Mẫu số và tham chiếu hóa đơn gốc (Mẫu số, Ký hiệu, Số, Ngày)
  3. Hệ thống so sánh và hiển thị form điều chỉnh
  4. Nhập nội dung điều chỉnh → Ký gửi

Phân biệt:

  • "Thay thế: lập hóa đơn mới hoàn toàn thay cho hóa đơn sai sót."
  • "Điều chỉnh: chỉ bổ sung/hiệu chỉnh một số tiêu chí trên hóa đơn gốc."