Trong một buổi tổng kết đầu tuần, báo cáo kinh doanh cho thấy một thực trạng đáng lo: “Tỷ lệ khách để lại thông tin thấp, nhiều lượt đăng ký không rõ người phụ trách, lịch sử tư vấn phân tán trên nhiều kênh như email, Zalo, file Excel…”Rõ ràng, hệ thống quản lý khách hàng đang quá rời rạc, thiếu đồng bộ và gây cản trở lớn cho việc tối ưu hiệu quả tư vấn, bán hàng.Nếu không thay đổi, quy trình thủ công này sẽ tiếp tục làm tiêu tốn thời gian, giảm trải nghiệm khách hàng và đánh mất nhiều cơ hội chốt dịch vụ.Đó cũng chính là lúc EzyPlatform được lựa chọn để bắt đầu hành trình số hóa toàn diện.

1. Đăng ký tư vấn dễ dàng ngay trên website

Thay vì để khách “tự bơi” trong trang web và gọi điện nhờ tư vấn, đội ngũ EzyPlatform đã cùng đội ngũ luật VICCA thiết kế lại hành trình đăng ký dịch vụ.Biểu mẫu tư vấn được đặt ngay tại mỗi dịch vụ, kèm nút “Tư vấn nhanh” bật lên ở mọi trang. Khách có thể chọn hình thức liên hệ như: "Zalo, email hay gọi điện chỉ với một cú nhấp chuột".

Giao diện hiển thị popup quảng cáo về chi phí tư vấn dịch vụ theo giờ nổi bật về tông màu và phông chữ to rõ ràng.

Giao diện trang đăng ký tư vấn với biểu mẫu chi tiết đầy đủ thông tin cùng với chi tiết thông tin vị trí giúp khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng hơn.

Giao diện gửi thông báo, trao đổi qua Zalo nội dung các thông tin giữa luật VICCA và khách hàng linh hoạt.

➡️ Không chỉ vậy, biểu mẫu còn được tùy chỉnh linh hoạt theo từng loại dịch vụ, yêu cầu thông tin cụ thể như: tên, nhu cầu, thời gian mong muốn... và tự động gửi email xác nhận sau khi khách đăng ký.

2. Quản lý thông tin khách hàng tập trung

Giao diện quản lý thông tin danh sách khách hàng về lịch sử đăng ký tư vấn dịch vụ cụ thể.

Toàn bộ thông tin khách hàng từ" tên, số điện thoại, dịch vụ quan tâm đến thời gian đăng ký "đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống quản trị.Đội ngũ luật VICCA có thể dễ dàng lọc danh sách theo ngày, trạng thái xử lý hay phân công từng khách cho từng chuyên viên. Không còn cảnh “em chưa thấy email đó”, “chị chưa biết ai xử lý khách này”.

3. Tra cứu lịch sử tương tác và đăng ký

Giao diện trang tra cứu lịch sử đăng kí với một ô tra cứu nhỏ gọn với hình ảnh hiển thị màu sắc nổi bật, mới mẻ.

Giao diện trang kết quả tra cứu hiển thị bảng thông tin về dịch vụ cùng với trạng thái đi kèm với nút điều hướng nhanh nổi bật màu sắc giúp khách hàng có thể click nhanh xem đến trạng thái chi tiết.

➡️ Một tính năng khiến cho khách hàng và đội ngũ luật VICCA “ưng cái bụng” nhất là Tra cứu lịch sử và tương tác của từng khách.Bất cứ lúc nào, quản trị viên cũng có thể xem lại khách A đã từng tư vấn dịch vụ nào, kết quả ra sao, có phản hồi gì, còn dang dở ở đâu không. Những thông tin này được ghi chú mạch lạc, đồng bộ cả khi tích hợp thêm CRM khác.Nhờ vậy, đội ngũ tư vấn không còn phải đoán “khách này nói chuyện với ai lần trước” – tất cả đã rõ ràng trong một giao diện.

4. Tích hợp vào quy trình bán hàng – chăm sóc sau mua

Giao diện quá trình trao đổi thông tin với khách hàng.

Giao diện quá trình xử lý vấn đề thông tin với khách hàng.

➡️ Từ một hành trình tư vấn rời rạc, giờ đây VICCA đã có thể nhìn được toàn bộ đường đi của khách hàng: từ lần đầu vào web để lại thông tin, nhận báo giá đến khi sử dụng dịch vụ và đánh giá sau khi xong việc.Những dữ liệu đó giúp đội ngũ:" Gửi email chăm sóc đúng lúc, đúng nhu cầu, Tạo ưu đãi cá nhân hóa cho nhóm khách chưa hoàn tất đăng ký,Theo dõi hiệu quả từng dịch vụ qua lượt chuyển đổi thực tế".

Tóm lại

✅ Hệ thống cho phép khách hàng đăng ký tư vấn nhanh chóng thông qua biểu mẫu tùy chỉnh, popup, và tích hợp đa kênh như Zalo, Messenger, email. Trải nghiệm được tối ưu để tăng tỷ lệ chuyển đổi.

✅ Tất cả dữ liệu khách hàng được lưu tại một nơi, hỗ trợ lọc, tìm kiếm và phân công xử lý dễ dàng, giúp giảm sai sót và tăng hiệu quả vận hành.

✅ Quản trị viên có thể xem lại toàn bộ tương tác, ghi chú và tiến độ xử lý của từng khách hàng, đảm bảo liên tục và chính xác trong chăm sóc.

✅ Dữ liệu được tận dụng để chăm sóc, cá nhân hóa ưu đãi và đo lường hiệu quả dịch vụ, tạo nên một hệ thống tư vấn – bán hàng liền mạch và chuyên nghiệp.