Mỗi giờ trôi qua, bạn muốn biết tình trạng đơn hàng của mình, liệu nó đã được giao chưa, có gặp phải trục trặc gì không và liệu ngày mai bạn có thể nhận được không?
Trước đây, những câu hỏi này thường khiến khách hàng phải gọi điện liên tục, chờ đợi và không phải lúc nào cũng nhận được câu trả lời nhanh chóng, chính xác. Đó chính là vấn đề mà Vạn Lý Bảo Tiêu đã gặp phải khi chưa có một hệ thống tra cứu vận đơn hiệu quả và một quy trình chăm sóc khách hàng tự động.

Với sự hỗ trợ của EzyPlatform, mọi thứ đã thay đổi. Hệ thống của EzyPlatform không chỉ giúp Vạn Lý Bảo Tiêu cung cấp thông tin vận đơn nhanh chóng, chính xác mà còn tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, giúp khách hàng dễ dàng tra cứu trạng thái đơn hàng và nhận thông tin mọi lúc mọi nơi mà không phải tốn thời gian chờ đợi hay lo lắng về việc thiếu thông tin.

1.Tra cứu vận đơn dễ dàng – Từ khách hàng đến nhân viên vận hành

Trước khi có EzyPlatform, mỗi lần khách hàng gọi đến hỏi về tình trạng đơn hàng, nhân viên thường phải vào từng file Excel, tìm kiếm qua hàng loạt tin nhắn và bản ghi cũ. Công việc này không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót trong việc cung cấp thông tin. Nhưng với hệ thống tra cứu vận đơn của EzyPlatform, mọi thứ đã trở nên cực kỳ đơn giản.

Giao diện thân thiện, có thể tìm kiếm bằng mã khách hàng, mã vận đơn hoặc trạng thái.

➡️Bằng một thanh tra cứu đơn giản trên hệ thống, bạn chỉ cần nhập mã vận đơn hoặc mã khách hàng và lọc theo trạng thái bạn muốn tìm kiếm là tất cả thông tin về đơn hàng sẽ được hiện ra ngay lập tức. Không cần phải gọi điện hay chờ đợi quá lâu. Thậm chí, bạn còn có thể tra cứu theo nhiều tiêu chí khác nhau như: mã vận đơn, mã khách hàng hoặc trạng thái. Hệ thống uy tín giúp tiết kiệm thời gian và tránh mọi sai sót, giúp khách hàng chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng của mình mọi lúc, mọi nơi.Tài liệu tham khảo:Hướng dẫn tra cứu vận đơn từ hệ thống

2.Hiển thị thông tin vận đơn rõ ràng, trực quan

Khi một khách hàng tra cứu vận đơn, không chỉ là tìm ra thông tin về đơn hàng mà họ cần thấy mọi thứ diễn ra như thế nào từ đầu đến cuối. EzyPlatform đã làm rất tốt việc này khi cung cấp một giao diện trực quan, hiển thị tất cả thông tin từ quá trình "đã tiếp nhận", "đang ở kho đầu vào" đến "đang khai báo hải quan" hay "đã tạo vận đơn","đã ra khỏi kho trong nước","Bị từ chối". Mọi trạng thái đơn hàng đều được thể hiện rõ ràng, dễ hiểu và thông tin cụ thể về người gửi, người nhận, thời gian giao dự kiến, phương thức vận chuyển và trạng thái giao hàng.Ngoài ra,nhân viên chăm sóc khách hàng có thể xem được công nợ của khách hàng và gửi mã QR code công nợ đến khách hàng để khách hàng nắm bắt tình trạng đơn hàng nhanh chóng.

Giao diện hiển thị chi tiết trạng thái đơn hàng, rõ ràng và dễ theo dõi.

Giao diện hiển thị thông tin QR người dùng có thể tải xuống mã QR này.

➡️Điều này không chỉ giúp khách hàng nắm bắt tình trạng đơn hàng nhanh chóng mà còn giảm thiểu mọi sự hiểu lầm hoặc bực bội khi phải chờ đợi thông tin. Mọi thứ đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp việc kiểm tra thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

3.Sắp xếp và phân trang hiệu quả khi xử lý lượng lớn vận đơn

Với số lượng đơn hàng khổng lồ mỗi ngày, việc quản lý và tìm kiếm đơn hàng có thể trở thành một thử thách lớn. Tuy nhiên, với EzyPlatform, việc tra cứu hàng nghìn đơn hàng chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Hệ thống cho phép phân trang hiệu quả, giúp nhân viên nhanh chóng tìm thấy đơn hàng cần thiết chỉ trong vài giây. Bạn có thể sắp xếp các đơn hàng theo mã đơn, thời gian tạo hoặc trạng thái giao hàng để dễ dàng truy xuất, tiết kiệm tối đa thời gian cho việc tìm kiếm.

EzyPlatform cung cấp giao diện phân trang theo các cột như: mã vận đơn, mã khách hàng,...và có thể lọc theo trạng thái, phù hợp cả khi khối lượng dữ liệu cực lớn..

Xem chi tiết thông tin, công nợ và trạng thái đơn hàng qua từng giai đoạn, nhờ kết hợp bộ lọc linh hoạt, giúp tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm.

➡️Điều này đặc biệt quan trọng cho bộ phận chăm sóc khách hàng phải xử lý hàng nghìn đơn mỗi ngày, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm bớt gánh nặng cho bộ phận chăm sóc khách hàng.

4.Lợi ích

✅ Cập nhật trạng thái đơn hàng chính xác, nhanh chóng, giúp khách hàng yên tâm, giảm lo lắng.

✅ Giảm áp lực cho nhân viên chăm sóc khách hàng, không còn bị bủa vây bởi hàng loạt cuộc gọi hỏi thông tin.

✅ Doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn, kết nối các bộ phận kho bãi – chăm sóc khách hàng – giao vận thành một quy trình liền mạch.

✅ Mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp, hiện đại, nâng cao uy tín thương hiệu.

Tóm lại

✅ EzyPlatform cung cấp một giao diện đơn giản, cho phép khách hàng và nhân viên tra cứu tình trạng đơn hàng chỉ với vài thao tác. Hệ thống giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi cung cấp thông tin, giúp khách hàng chủ động kiểm tra vận đơn mọi lúc, mọi nơi.

✅ EzyPlatform hiển thị toàn bộ quá trình đơn hàng từ tiếp nhận, vận chuyển đến giao nhận. Mọi trạng thái đều rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình trạng đơn hàng mà không phải chờ đợi.

✅ Với số lượng đơn hàng lớn, EzyPlatform cung cấp tính năng phân trang và sắp xếp thông minh, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm đơn hàng cần thiết chỉ trong vài giây. Việc phân trang và tìm kiếm trở nên cực kỳ nhanh chóng và hiệu quả.

✅ Hệ thống giúp giảm thiểu sai sót, nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm tải công việc cho bộ phận chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp có thể quản lý vận đơn thông minh và hiệu quả, từ kho bãi đến tay khách hàng, với quy trình làm việc tối ưu hóa.