Tính năng Tra cứu mã vận đơn cho phép người dùng nhanh chóng tìm kiếm và theo dõi chi tiết từng vận đơn trong quá trình vận chuyển. Qua đó, người dùng (hoặc khách hàng) có thể kiểm tra trạng thái, lịch sử hành trình, thông tin thanh toán, và các chi tiết liên quan khác của đơn hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về tính năng này:

Giao diện hiển thị danh mục tra cứu mã vận đơn

• Tìm kiếm: Nhập từ khóa liên quan (Mã khách hàng, Số điện thoại, Mã vận đơn).
• Trạng thái: Lọc vận đơn theo các trạng thái khác nhau (đang vận chuyển, đã giao, hủy, v.v.).
• Mã đơn: Tìm chính xác theo mã vận đơn cụ thể.

Bảng kết quả tra cứu

• "#": Số thứ tự.
• Mã khách hàng: ID hoặc mã nhận diện khách hàng (ví dụ: 888).
• Số điện thoại: Thông tin liên lạc của khách hàng (nếu có).
• Mã vận đơn / Phần hàng: Hiển thị mã vận đơn kèm liên kết đến chi tiết (nếu có phần hàng, sẽ thể hiện mối liên kết).
• Trọng lượng (KG): Khối lượng đơn hàng hoặc phần hàng.
• Ngày về kho đầu vào / Ngày về kho trong nước / Ngày ra kho trong nước: Các mốc thời gian quan trọng trong quá trình vận chuyển.
• Mã bao hàng (nếu có): Liên kết với bao hàng chứa vận đơn.
• Các hành động: Chỉnh sửa, xóa hoặc xem chi tiết (tùy theo quyền hạn).

Hướng dẫn sử dụng

Để tra cứu mã vận đơn, người dùng truy cập tính năng “Tra cứu mã vận đơn”, nhập thông tin cần tìm (mã khách hàng, mã vận đơn hoặc trạng thái lọc) sau đó, kiểm tra kết quả trong bảng hiển thị và click vào danh mục thông tin mã vận đơn đã được hiển thị cần xem chi tiết (mã vận đơn, mã khách hàng, mã bao hàng). Nếu cần, người dùng có thể cập nhật trạng thái, ghi chú, hoặc thông tin thanh toán, đồng thời liên kết với bao hàng, phương tiện nếu có thay đổi.Sau khi, tra cứu và xử lý xong, có thể tiếp tục các bước khác như in phiếu, xuất báo cáo,…

Xem chi tiết tra cứu mã vận đơn

Khi nhấp vào mã vận đơn, hệ thống sẽ chuyển sang trang Chi tiết mã vận đơn, hoặc hiển thị chi tiết ở màn hình liên quan. Tại đây, bạn có thể xem:

Thông tin người dùng (Khách hàng)

• Mã khách hàng: Ví dụ: 888.
• Tên hiển thị / Email: Thông tin cá nhân của khách hàng.
• Thông tin địa chỉ (nếu có): Địa chỉ giao nhận, địa chỉ kho.
• Công nợ phải thu: Tổng hợp các khoản phí liên quan (phí vận chuyển, phụ phí,…).
• Phí vận chuyển, Phí dịch vụ, Phụ phí (nếu có).

Thông tin chi tiết đơn hàng

• Phần hàng: Trọng lượng, thời gian nhập, mã khách hàng,…
• Mã vận đơn: Mã định danh đơn hàng, ví dụ: vandon1.
• Số lượng (nếu là hàng hóa): Thông tin về số lượng sản phẩm.
• Trọng lượng (KG): Khối lượng thực tế.
• Ghi chú: Thông tin bổ sung (nếu có).

Hành trình vận chuyển (nếu tính năng cho phép):

• Kho đầu vào: Thời gian, địa điểm hàng về kho đầu.
• Kho trong nước: Thời gian, địa điểm hàng đến kho nội địa.
• Kho đích: Thời gian giao hàng cuối cùng.
• Trạng thái: Đã đến kho nhận, đang vận chuyển, đã giao thành công, v.v.

Lưu ý

• Nhập đúng từ khóa: Để hệ thống trả về kết quả chính xác, hãy nhập đúng mã vận đơn, mã khách hàng hoặc trạng thái cần tìm.
• Cập nhật kịp thời thông tin: Thông tin vận đơn cần được cập nhật ngay sau mỗi giai đoạn (nhập kho, xuất kho, giao hàng, thanh toán,…) để người dùng và khách hàng tra cứu được trạng thái chính xác.
• Phân quyền người dùng: Chỉ những người được phân quyền mới có thể chỉnh sửa hoặc xóa thông tin vận đơn.
• Người dùng thông thường có thể chỉ xem và tra cứu.
• Kiểm tra công nợ và thanh toán
• Nếu phát sinh phí vận chuyển hoặc phụ phí, hãy cập nhật để hiển thị trong mục “Công nợ phải thu”.
• Tránh trường hợp giao hàng xong nhưng chưa cập nhật thanh toán, gây sai sót trong quản lý.
• Liên kết với các tính năng khác: Tra cứu mã vận đơn thường liên quan đến Quản lý bao hàng, Quản lý phương tiện, Phân chia mã đơn, Các phần hàng,…
• Đảm bảo dữ liệu đồng bộ giữa các tính năng để theo dõi vận đơn đầy đủ.