Tính năng Khai báo mã đơn cho phép bạn tạo mới các vận đơn (mã đơn hàng) trong hệ thống, bao gồm thông tin cơ bản như mã vận đơn, tên khách hàng, số lượng sản phẩm, trọng lượng, v.v. Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình quản lý vận chuyển, giúp hệ thống nhận biết đơn hàng và theo dõi xuyên suốt các khâu tiếp theo (phân chia, quét mã, phát hàng, v.v.).

Như ở phần tính năng quét mã đơn thì phần tính năng khai báo mã đơn đã được mô tả sơ lược một số thông tin thì trong bài doc này sẽ được mô tả chi tiết cụ thể hơn về tính năng này. Để thực hiện được tính năng này bạn cần thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.

Giao diện hiển thị danh mục quản lý khai báo mã đơn

• Mã vận đơn (bắt buộc): Nhập mã định danh duy nhất cho đơn hàng (ví dụ: “ORD12345”). Mã này sẽ được dùng để tra cứu, cập nhật, hoặc quét trong các khâu kế tiếp.
• Tên khách hàng: Tên người nhận hoặc người gửi (tùy vào quy ước của hệ thống).Giúp nhận diện và liên hệ khi cần xác minh đơn hàng.
• Tên sản phẩm (tùy chỉnh): Nếu hệ thống yêu cầu, bạn có thể nhập tên sản phẩm hoặc mô tả ngắn gọn. Hỗ trợ quản lý khi có nhiều loại hàng hóa khác nhau.
• Số lượng: Số lượng sản phẩm trong đơn (ví dụ: 2, 5, 10, v.v.).Thông tin này quan trọng cho việc đóng gói, tính phí, và kiểm tra tồn kho.
• Trọng lượng (KG): Tổng khối lượng của đơn hàng.Thường dùng để tính phí vận chuyển, phân chia tuyến hoặc xếp lên phương tiện.
• Nút “Gửi đi”: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn “Gửi đi” để lưu đơn hàng vào hệ thống.
• Các hành động: các nút thao tác in/ xóa các mã vận đơn.

Hướng dẫn sử dụng

Để có thể thực hiện được việc khai báo mã đơn. Đầu tiên, bạn cần tạo một tài khoản người dùng hoặc imoport các danh sách người dùng vào hệ thống sau đó tiến hành quét mã đơn và khai báo mã đơn như ví dụ sau:

Hoặc

Tiếp theo, bạn tiến hành thực hiện khái báo mã đơn:

• Chuẩn bị thông tin: Xác định mã vận đơn, tên khách hàng, số lượng, trọng lượng cần nhập.
• Nhập dữ liệu: Mở giao diện “Khai báo mã đơn” > Điền đầy đủ các trường như: mã vận đơn, tên khách hàng, tên sản phẩm, số lượng, trọng lượng.
• Click nút “Gửi đi” để hệ thống lưu và kết quả sẽ hiển thị trong danh sách.
• Kiểm tra danh sách: Xem lại đơn hàng vừa tạo để đảm bảo đúng mã, đúng số lượng, đúng trọng lượng.Trong trường hợp các đơn hàng không cần thiết bạn có thể click chọn biểu tượng Xóa ở cột Hành dộng và tiến hành xóa.

Ngoài ra, bạn có thể in mã vận đơn bằng cách Click chọn biểu tượng In ở cột Hành động để tiến hành thực hiện thao tác,ví dụ:

Lưu ý

• Thiết bị quét: bạn cần sử dụng thiết bị chuẩn code128 barcode để quét mã đơn chính xác thông tin hơn.
• Mã vận đơn duy nhất: Tránh trùng lặp mã giữa các đơn hàng để không nhầm lẫn khi tra cứu.
• Nhập liệu chính xác: Số lượng và trọng lượng ảnh hưởng đến phí vận chuyển, phân chia kho, và bố trí phương tiện.
• Bảo mật thông tin khách hàng: Nếu nhập tên hoặc số liên lạc của khách, hãy tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu.
• Phân quyền: Hệ thống có thể yêu cầu tài khoản người dùng có quyền “Tạo đơn” để thao tác tính năng này.