Việc tra cứu hóa đơn điện tử và các thông báo liên quan từ cơ quan thuế giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh kiểm soát chặt chẽ luồng hóa đơn, bảo đảm tuân thủ quy định và kịp thời xử lý sai sót. Bài viết sau đây tổng hợp chi tiết các bước sử dụng chức năng Tra cứu trên Cổng Hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp người dùng chưa và đã có tài khoản.

Chuẩn bị thông tin tra cứu

1. Hóa đơn cần tra cứu:
  • Mã số thuế người bán
  • Loại hóa đơn, ký hiệu – mẫu số, số hóa đơn
  • Tổng tiền thanh toán, tổng tiền thuế (nếu có) hoặc ngày lập hóa đơn (với phiếu xuất kho)
2. CAPTCHA: Các ký tự hiển thị trên màn hình để xác thực truy vấn .

Trường hợp chưa có tài khoản (hoặc cá nhân, tổ chức bên thứ ba)

1. Truy cập
  • Mở trình duyệt và vào hoadondientu.gdt.gov.vn.
  • Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử” ngay trên màn hình chính.
2. Nhập điều kiện tra cứu

a. Mã số thuế người bán.

b. Loại hóa đơn:

  • Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia → nhập ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền, tổng thuế.
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý → nhập ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.

c. CAPTCHA: nhập đúng ký tự xác thực.

3. Thực hiện tìm kiếm

a. Nhấn “Tìm kiếm”.

b. Nếu không có kết quả, hệ thống báo “Không tồn tại hóa đơn…”.

c. Nếu tìm thấy, hiển thị chi tiết hóa đơn, kèm thông tin về:

  • Tính chất (thay thế, điều chỉnh…)
  • Trạng thái (đã phát hành, bị hủy…)
  • Các hóa đơn liên quan (nếu có) .

Tra cứu thông tin doanh nghiệp phát hành HĐĐT

1. Chọn chức năng
  • Trên trang chính, bấm “Tra cứu doanh nghiệp”.
2. Nhập điều kiện
  • Mã số thuế doanh nghiệp/hộ kinh doanh.
  • CAPTCHA để xác thực.
3. Xem kết quả
  • Nếu đã đăng ký HĐĐT và được cơ quan thuế chấp nhận → hiển thị “Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” theo NĐ 123/2020/NĐ-CP.
  • Nếu chưa đăng ký hoặc bị từ chối → hiển thị “Chưa sử dụng hóa đơn điện tử” .

Trường hợp đã có tài khoản trên Cổng

1. Đăng nhập & khôi phục mật khẩu
  • Truy cập: hoadondientu.gdt.gov.vn → Đăng nhập.
  • Nếu quên mật khẩu, chọn “Quên mật khẩu”, nhập MST và email → mật khẩu mới sẽ được gửi về email đã đăng ký .
2. Vào phân hệ Tra cứu

a. Sau khi đăng nhập, chọn Phân hệ Tra cứu.

b. Cổng hỗ trợ ba chức năng chính:

  • Tra cứu hóa đơn (bán ra, mua vào)
  • Tra cứu bảng tổng hợp hóa đơn
  • Tra cứu thông báo từ cơ quan thuế

Hướng dẫn chi tiết từng chức năng

5.1 Tra cứu Hóa đơn điện tử

a. Bán ra: nhập điều kiện tra cứu → Tìm kiếm → danh sách hóa đơn thỏa mãn hiển thị.

b. Mua vào: tương tự như bán ra.

c. Cho phép:

  • Xem chi tiết từng hóa đơn.
  • In hóa đơn.
  • Xuất Excel danh sách hóa đơn.
  • Tải XML hóa đơn
5.2 Tra cứu Thông báo từ cơ quan thuế

Hệ thống hỗ trợ tra cứu sáu loại thông báo:

  1. TBKTDL – kiểm tra dữ liệu hóa đơn
  2. TBTNDT – tiếp nhận tờ khai đăng ký/đổi thông tin
  3. TBDKDT – chấp nhận đăng ký/đổi thông tin
  4. TBSSDT – kết quả xử lý hóa đơn sai sót
  5. TBKTT – thông báo không thuộc diện HĐĐT có mã/có mã thuế
  6. QTRHĐĐT – phản hồi hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn có mã

Cho phép xem chi tiết, xuất Excel hoặc tải XML thông báo

5.3 Tra cứu Bảng tổng hợp hóa đơn

a. Chọn Bảng tổng hợp trong phân hệ Tra cứu.

b. Nhập điều kiện:

  • Phương thức gửi: lần đầu hoặc bổ sung
  • Kỳ dữ liệu: ngày, tháng hoặc quý và thông số tương ứng

c. Nhấn Tìm kiếm để xem bảng tổng hợp chi tiết

Kết luận

Chức năng Tra cứu trên Cổng HĐĐT giúp bạn:
  • Xác minh nhanh tính hợp lệ của hóa đơn.
  • Kiểm soát tình trạng đăng ký HĐĐT của doanh nghiệp.
  • Theo dõi thông báo và bảng tổng hợp hóa đơn phục vụ báo cáo thuế.