Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng gia tăng, việc hiểu rõ và quản lý chặt chẽ các loại chi phí công nghệ (CNTT) trở thành yếu tố sống còn để tối ưu hóa ngân sách, duy trì hiệu suất và tăng cường năng lực cạnh tranh. Bài viết này sẽ đi sâu vào từng hạng mục chi phí chính, kèm theo số liệu xác thực.

Quy mô và xu hướng chi tiêu CNTT toàn cầu

• Tổng mức chi: Năm 2024, chi tiêu CNTT toàn cầu ước đạt 5,26 nghìn tỷ USD, tăng 7,5 % so với năm trước
• Dự báo 2025: Gartner dự báo con số này sẽ lên 5,61 nghìn tỷ USD, tương đương mức tăng 9,8 % so với 2024
• Tỷ lệ trên doanh thu: Trung bình, các doanh nghiệp vừa (midsize) dành 4,9 % doanh thu cho CNTT, trong khi ngân hàng–tài chính dao động tới 8,6 %, ngành công nghiệp chỉ khoảng 2,3 %, bán lẻ 2,2 %

Những con số này phản ánh rõ xu hướng đầu tư mạnh mẽ vào các dự án số hóa, hạ tầng mới và công nghệ emergent như AI, IoT.

Phân loại chi phí theo CapEx và OpEx

CapEx (Chi phí đầu tư cố định)

• Mua sắm phần cứng (máy chủ, thiết bị mạng, máy trạm)
• Xây dựng datacenter và chi phí khấu hao tài sản

OpEx (Chi phí vận hành)

• Phần mềm (bản quyền, subscription SaaS)
• Dịch vụ (hỗ trợ, bảo trì, tư vấn)
• Nhân sự IT (lương, đào tạo)
• Điện, làm mát, thuê đường truyền
• Bảo mật, tuân thủ

Việc cân đối giữa CapEx và OpEx giúp doanh nghiệp linh hoạt, vừa tận dụng hạ tầng hiện có, vừa mở rộng nhanh qua mô hình đám mây.

Cơ cấu chi phí CNTT điển hình

Theo khảo sát độc lập, trung bình một ngân sách CNTT được phân bổ như sau:

• 25 % – Chi phí nhân sự nội bộ (lương, phúc lợi)
• 29 % – Phần mềm và bản quyền (mua đứt, thuê bao)
• 26 % – Phần cứng (máy chủ, thiết bị ngoại vi)
• 14 % – Dịch vụ bên ngoài (tư vấn, thuê ngoài)
• 6 % còn lại phân bổ cho hạ tầng mạng, điện, đào tạo, bất thường…

Riêng hạ tầng vật lý (máy chủ, storage, network) chiếm khoảng 20–25 % ngân sách, phụ thuộc chu kỳ refresh thiết bị

Chi tiết các hạng mục chính

1. Phần cứng và trung tâm dữ liệu

• Chi tiêu cho datacenter: Dự kiến đạt 318 tỷ USD dành cho server, storage và network năm 2024, tăng 34,7 % so với 2023
• Khấu hao & bảo trì: Thông thường dự trù khấu hao tài sản trong 3–5 năm; chi phí bảo trì hàng năm khoảng 10–15 % giá trị ban đầu.

2. Phần mềm và dịch vụ đám mây

Tăng trưởng phần mềm: Gartner ước tính chi tiêu phần mềm toàn cầu sẽ tăng 14 % trong năm 2025

Dịch vụ CNTT: Mảng dịch vụ (tư vấn, triển khai, quản trị) dự kiến tăng 9,4 % cùng kỳ

Đám mây công cộng: Chi tiêu dự báo vượt 675 tỷ USD năm 2024, tăng hơn 20 % dưới tác động của AI và xu hướng lift-and-shift

• Tuy nhiên, 69 % tổ chức gặp trượt ngân sách đám mây, trung bình vượt 15 % so với dự toán do forecasting chưa chính xác

3. Nhân sự và dịch vụ thuê ngoài

• Nhân sự nội bộ chiếm 25 % ngân sách, nhưng mức lương và phụ cấp đang chịu áp lực tăng giá do khan hiếm nhân lực chất lượng cao.
• Thuê ngoài (outsourcing): Dịch vụ quản trị hạ tầng, bảo trì, triển khai chiếm 14 %; giúp tối ưu chi phí khi cần mở rộng nhanh hoặc chuyên môn hóa.

4. Bảo mật và tuân thủ

• Quy mô thị trường bảo mật: Chi tiêu bảo mật (security products & services) đạt 183 tỷ USD năm 2024, CAGR 11,7 % giai đoạn 2023–2028
• Tỷ lệ ngân sách: Trung bình, doanh nghiệp chỉ dành 5,6 % ngân sách CNTT cho an ninh – một con số khá khiêm tốn so với mức độ rủi ro

5. Duy trì hệ thống cũ (Legacy Systems)

• Khoảng 60 % ngân sách CNTT thường được dùng cho việc hỗ trợ và bảo trì các hệ thống kế thừa, theo nghiên cứu Adusumilli (2015)
• Chi phí này bao gồm sửa lỗi, vá bảo mật, tích hợp với hệ thống mới và nguy cơ downtime.

Vì sao phải đảm bảo tỷ lệ chi phí cho công nghệ nhất định thì mới đảm bảo sự phát triển chung của doanh nghiệp?

Việc duy trì một tỷ lệ chi phí CNTT tối thiểu so với doanh thu không chỉ là vấn đề cân đối ngân sách, mà còn là nền tảng để:

• Đảm bảo tính ổn định và sẵn sàng của hạ tầng số, tránh gián đoạn khi khối lượng công việc tăng đột biến.
• Thúc đẩy đổi mới thông qua đầu tư vào các công nghệ emergent (AI, tự động hóa, phân tích dữ liệu) để tạo ra lợi thế cạnh tranh.
• Tối ưu hóa hiệu quả vận hành, giảm thiểu chi phí ẩn (như downtime, khắc phục sự cố thủ công) và tăng năng suất lao động.
• Tăng khả năng dự báo và quản trị rủi ro, nhờ hệ thống giám sát real-time và dashboard minh bạch.

Theo báo cáo của Gartner, các doanh nghiệp vừa (midsize enterprises) trung bình chi khoảng 4,5 % doanh thu cho CNTT, con số này thể hiện ngưỡng tối thiểu để duy trì hoạt động và chuẩn bị cho các dự án mở rộng tương lai

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất nội dung số

Giả sử Công ty ABC chuyên sản xuất video, podcast và infographics, với các chỉ số:

• Doanh thu hiện tại (2025): 10 000 000 USD
• Tỷ lệ chi phí CNTT đề xuất: 6 % doanh thu (tương đương 600 000 USD)

Mô hình tăng trưởng

Năm	Doanh thu đầu năm	Tốc độ tăng CAGR	Doanh thu cuối năm	Chi phí CNTT (6%)
2025	10 000 000 USD	15 %	11 500 000 USD	600 000 USD
2026	11 500 000 USD	15 %	13 225 000 USD	690 000 USD
2027	13 225 000 USD	15 %	15 208 750 USD	793 500 USD

• Giả định cơ sở ngành: Ngành truyền thông số tại Anh dự kiến tăng trưởng với tốc độ CAGR ~11 % từ 2024 đến 2030
• Hiệu ứng đầu tư CNTT lên tăng trưởng: Nhờ đầu tư 6 % doanh thu vào hạ tầng, hệ thống tự động hóa và AI sản xuất nội dung, Công ty ABC có thể nâng tốc độ tăng trưởng thêm ~4 điểm % so với mức trung bình ngành.

Kết quả: sau 3 năm, doanh thu của ABC tăng từ 10 triệu lên ~15,2 triệu USD, tương đương mức tăng thêm ~52 % so với không đầu tư thêm (với CAGR 11 % thì chỉ đạt ~13,3 triệu USD). Việc đầu tư CNTT do đó góp phần tăng thêm ~1,9 triệu USD doanh thu trong năm thứ ba, đồng thời củng cố tính bền vững và khả năng mở rộng của doanh nghiệp.

Kết luận

1. Đo lường & phân bổ rõ ràng: Sử dụng công cụ benchmarking (Gartner IT Budget & Efficiency Benchmark) để so sánh với chuẩn ngành
2. Tối ưu shift sang OpEx: Ưu tiên thuê bao SaaS, IaaS thay vì đầu tư lớn vào CapEx, đặc biệt với các mô hình thực sự linh hoạt.
3. Tăng cường an ninh: Xem xét nâng tỷ lệ chi bảo mật lên 7–10 % ngân sách CNTT để ứng phó mối đe dọa ngày càng phức tạp.
4. Giảm “tiêu tốn” cho Legacy: Cân nhắc chuyển đổi dần sang nền tảng hiện đại, microservices để cắt giảm chi phí duy trì.
5. Minh bạch và dự báo linh hoạt: Thiết lập dashboard giám sát chi phí real-time, chủ động điều chỉnh ngân sách theo biến động giá và nhu cầu.

Hiểu thấu và chủ động quản lý các loại chi phí công nghệ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm, mà còn thúc đẩy tinh thần đổi mới, nhanh nhẹn và bền vững trên hành trình số hóa.