Khi hàng hóa từ Trung Quốc về đến Việt Nam, việc gom các phần hàng nhỏ thành một phần lớn, quản lý chính xác từng phần hàng, và giao đến kịp thời với khách hàng là chìa khóa để tiết kiệm chi phí và đảm bảo trải nghiệm trơn tru. Đây là lý do Vạn Lý Bảo Tiêu đã tin dùng giải pháp EzyPlatform để số hóa toàn bộ quy trình phân chia mã đơn và quản lý phần hàng từ khâu tiếp nhận đến khâu giao hàng cuối cùng.

1.Phân chia mã đơn – Chia để kiểm soát

Trước đây, các đơn hàng vận chuyển từ Trung Quốc thường bị tách ra thành nhiều phần nhỏ. Nếu xử lý thủ công từng phần, không những tốn kém chi phí vận chuyển mà còn dễ sai sót, thất lạc hoặc mất thời gian tìm lại đơn.

EzyPlatformcho phép chia nhỏ hoặc gộp lại các phần hàng theo từng mã đơn, đảm bảo minh bạch và dễ kiểm tra.

➡️ Với EzyPlatform, hệ thống cho phép bạn:

✅ Gộp các phần hàng nhỏ thành phần hàng lớn từ Trung Quốc gửi về.

✅ Cập nhật lại phần cân nặng để tránh xảy ra sai xót.

✅ Tự động đồng bộ thông báo Zalo OA đến khách hàng về trạng thái đơn, số tiền cần thanh toán, giúp họ chủ động yêu cầu giao hàng.

➡️ Đặc biệt, toàn bộ lịch sử gộp, tách đều được lưu trữ minh bạch. Điều này giúp kiểm tra đối soát dễ dàng, giảm thiểu thất lạc hàng hóa trong quá trình vận chuyển phức tạp từ nhiều kho ở Trung Quốc về Việt Nam.Tài liệu tham khảo :Hướng dẫn chi tiết phân chia mã đơn

2.Quản lý phần hàng – Linh hoạt và trực quan

Khi hàng về kho tại Việt Nam, EzyPlatform giúp gom lại các phần nhỏ thành "phần hàng thực tế" tương ứng với từng khách. Nhân viên có thể kiểm tra lại trọng lượng, cập nhật trạng thái, thông báo phí và chờ khách xác nhận giao hàng.

EzyPlatform hỗ trợ người dùng tra cứu, chỉnh sửa và theo dõi phần hàng trực tiếp từ hệ thống và theo dõi chi tiết từng phần hàng: trọng lượng, đơn vị vận chuyển, ghi chú đóng gói, mã tài xế phụ trách.

➡️ Không chỉ vậy, bạn còn có thể gắn trạng thái riêng biệt cho từng phần hàng: như “Đang ở trong kho”, “Đã tạo vận đơn”, “Đã xuất ra khỏi kho”. Điều này giúp cho công việc quản lý vận chuyển của bạn trở nên mượt mà hơn bao giờ hết, khi bạn luôn biết rõ trạng thái của từng kiện hàng, từ lúc xuất kho cho đến khi giao hàng thành công.Hệ thống này gắn phần hàng với khách cụ thể hoặc chuyển vào danh sách “chưa xác định” trong trường hợp thiếu mã. Kết nối tự động với phần mềm vận đơn, hệ thống chăm sóc khách hàng, kế toán và báo cáo công nợ.Tài liệu tham khảo :Hướng dẫn chi tiết quản lý các phần hàng.

3.Lợi ích

✅ Tối ưu chi phí vận chuyển: Gộp các phần nhỏ giúp giảm số lần vận chuyển, tiết kiệm ship cho khách hàng.

✅ Chủ động và minh bạch: Khách hàng được thông báo qua Zalo, biết chính xác hàng nào đang ở đâu, cần thanh toán bao nhiêu.

✅ Tăng hiệu quả vận hành: Đội ngũ logistics dễ theo dõi từng kiện hàng, trạng thái vận đơn và đảm bảo không có phần hàng bị thất lạc.

✅ Tự động hóa và tích hợp toàn diện: Kết nối mượt với các module giao vận, công nợ, CRM, giúp xây dựng một quy trình đồng bộ, hiện đại và không phụ thuộc vào Excel thủ công.

Tóm lại

✅Hệ thống cho phép chia tách một mã đơn lớn thành nhiều mã con tương ứng với từng phần hàng nhỏ, giúp dễ dàng quản lý, theo dõi và đảm bảo minh bạch toàn bộ quá trình vận chuyển. Thông tin mã đơn con được tự động gắn chi tiết và gửi thông báo đến khách hàng qua Zalo.

✅Mỗi phần hàng được gắn trạng thái rõ ràng như “Đang ở trong kho”, “Chờ giao”, “Đã giao”, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và xử lý. Hàng hóa không rõ nguồn cũng được tạm phân loại để tránh thất lạc. Hệ thống hỗ trợ liên kết với vận đơn và các bộ phận khác như kế toán và CSKH.

✅Gộp các phần hàng nhỏ giúp tối ưu chi phí vận chuyển, giảm sai sót và tăng tính chủ động cho khách hàng. Toàn bộ quy trình từ phân chia, quản lý đến giao hàng được tự động hóa và đồng bộ, nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.