Là một trung tâm đào tạo ngoại ngữ với quy mô ngày càng mở rộng, Ngoại ngữ Trần Dung không chỉ chú trọng đến chất lượng giảng dạy mà còn đặt ra yêu cầu cao về tính chính xác và hiệu quả trong quản lý học viên. Tuy nhiên, khi số lượng lớp học và học viên không ngừng tăng lên, việc tiếp tục dựa vào các bảng tính Excel để điểm danh và theo dõi chuyên cần đã không còn phù hợp. Hệ thống cũ bộc lộ nhiều hạn chế: khó đồng bộ, dễ sai sót, và mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu trở thành rào cản lớn trong quá trình chuyển đổi số và nâng cao chất lượng dịch vụ đào tạo.

1. Khó Khăn Trong Quản Lý Điểm Danh Trước Khi Áp Dụng EzyPlatform

Trước đây, việc điểm danh học viên chủ yếu được thực hiện thủ công trên file Excel hoặc giấy tờ, khiến cho công tác tổng hợp và báo cáo trở nên cồng kềnh. Việc tra cứu thông tin lịch sử điểm danh, xác định học viên nghỉ học quá số buổi quy định hay theo dõi tỷ lệ chuyên cần đều gặp nhiều khó khăn, dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian.

➡️ Không chỉ vậy, các giáo viên cũng không thể chủ động kiểm tra nhanh danh sách điểm danh, buộc phải liên hệ với quản lý mỗi khi cần đối chiếu thông tin dẫn đến mất thời gian, thiếu sự phối hợp linh hoạt trong công tác giảng dạy và quản lý lớp học.

2. EzyPlatform Giải Pháp Quản Lý Điểm Danh Tự Động và Hiệu Quả

Nhận thấy sự cần thiết phải đổi mới, Trung tâm đã quyết định triển khai nền tảng EzyPlatform để giải quyết vấn đề điểm danh và quản lý lớp học. Hệ thống này mang đến một loạt các tính năng nổi bật:

✅ Tự động hóa quy trình điểm danh: Giáo viên có thể điểm danh trực tiếp trên giao admin, ngay trên thiết bị di động hoặc máy tính.

✅ Theo dõi chuyên cần tức thời: Mỗi lần điểm danh được ghi nhận tự động, đồng bộ về hệ thống, giúp quản lý và phụ huynh nắm bắt tình hình học tập của học viên một cách kịp thời.

✅ Thông báo học viên nghỉ học/quá số buổi: Hệ thống tự động cảnh báo khi học viên nghỉ học nhiều hơn giới hạn cho phép.

✅ Tạo báo cáo thống kê chi tiết: Chỉ với vài cú click, trung tâm có thể xuất báo cáo chuyên cần cho từng lớp, từng học viên, từng tháng giúp đánh giá chất lượng giảng dạy và học tập chính xác hơn.

Giao diện gọn gàng, dễ đọc với các cột thông tin như lớp học, bài học, giáo viên, thời gian, học viên, và trạng thái điểm danh kết hợp với bộ lọc theo khoảng thời gian và trạng thái điểm danh (Present/Absent) giúp giáo viên dễ dàng tra cứu nhanh.

3. Tiết Kiệm Thời Gian, Nâng Cao Hiệu Quả

Việc chuyển đổi sang hệ thống điểm danh điện tử của EzyPlatform đã giúp Trung tâm tiết kiệm tới 70% thời gian hành chính liên quan đến tổng hợp và xử lý thông tin điểm danh. Giáo viên không còn mất thời gian ghi chép thủ công; quản lý không cần tổng hợp lại dữ liệu mỗi tháng một cách thủ công.

Hiển thị đầy đủ thông tin cơ bản của học viên: mã ID, tên, số điện thoại, email, trạng thái (Studying/Deferred), các hành động như xem chi tiết và chỉnh sửa được thể hiện rõ ràng bằng icon trực quan và có tính năng tìm kiếm và lọc theo trạng thái, giúp quản lý hiệu quả.

➡️ Ngoài ra, nhờ giao diện quản trị trực quan, cả giáo viên và quản lý đều có thể thao tác dễ dàng, kể cả với những người ít tiếp xúc với công nghệ. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp giảm thiểu sai sót trong suốt quá trình vận hành lớp học.

4. Hướng Tới Mô Hình Quản Lý Giáo Dục Số Hóa Bền Vững

Việc áp dụng EzyPlatform không chỉ là một bước đi chiến lược trong việc hiện đại hóa công tác điểm danh, mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững của trung tâm. Với khả năng mở rộng linh hoạt, hệ thống có thể dễ dàng thích nghi khi trung tâm mở thêm lớp học mới hoặc mở rộng quy mô hoạt động. EzyPlatform còn hỗ trợ bảo mật dữ liệu và sao lưu định kỳ, giúp thông tin học viên được bảo vệ một cách an toàn tuyệt đối một yếu tố vô cùng quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

Tóm lại

✅ Trước khi áp dụng EzyPlatform, trung tâm gặp khó khăn trong việc điểm danh thủ công, tổng hợp dữ liệu chậm trễ và dễ sai sót.

✅ EzyPlatform giúp tự động hóa điểm danh, theo dõi chuyên cần, thông báo vi phạm số buổi nghỉ học và tạo báo cáo tức thời.

✅ Triển khai hệ thống giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả giảng dạy, tăng cường tính chuyên nghiệp trong quản lý.

✅ Hệ thống bảo mật, dễ mở rộng và hỗ trợ trung tâm phát triển trong môi trường giáo dục hiện đại.