Ngày trước, khi hàng hoá về đến kho thì Vạn Lý Bảo Tiêu phải quét từng bao hàng và bóc từng bao hàng để nhập vào file Excel thì tốn rất nhiều thời gian và công sức, nhân viên thì tất bật chạy qua chạy lại kiểm tra từng kiện hàng, từng con số. Nhưng nhờ EzyPlatform, các thao tác thủ công ấy không còn cần thiết nữa, mọi thứ đều được tự động hóa hoàn toàn và câu chuyện dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cách họ làm được điều đó.

1.Tạo bao hàng: Bắt đầu từ bước khai báo

Ở Vạn Lý Bảo Tiêu, bao hàng không phải tự dưng mà có. Nó được tạo ra ngay từ khâu phân chia hoặc khi khai báo mã đơn. Khi nhân viên khai báo mã đơn thành công, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và gắn mã bao hàng tương ứng.Điểm hay là không cần phải thêm tay thủ công hay tạo danh sách riêng rẽ, vì hệ thống EzyPlatform đã làm sẵn. Bao hàng và đơn hàng luôn gắn chặt với nhau, đảm bảo không bị “lọt” đơn nào.

2. Quét mã bao hàng – Kiểm soát chính xác, cập nhật nhanh chóng

Điểm đặc biệt là vòng đời của bao hàng không chỉ dừng ở việc tạo hay khai báo, mà kéo dài đến tận khi nó được quét vào kho nhận tại Việt Nam.Khi bao hàng về tới nơi, nhân viên chỉ cần dùng điện thoại hoặc máy quét tích hợp để quét mã:

• Hệ thống ngay lập tức xác nhận bao đã được nhận.
• Trạng thái “receiving” (đang nhận) được cập nhật.
• Nếu mã bao chưa tồn tại hoặc sai sót, cảnh báo sẽ hiện lên để nhân viên xử lý kịp thời.

Giao diện hiển thị quét mã bao hàng giúp nhân viên thao tác nhanh chóng tại kho, điểm giao nhận hoặc trung tâm phân phối, ngoài ra nhân viên có thể sử dụng thiết bị quét hoặc camera điện thoại để nhận diện chính xác từng bao hàng .

Giao diện hiển thị khi quét mã, hệ thống sẽ xác định trạng thái hiện tại của bao và gợi ý hành động kế tiếp (ví dụ: "Đã quét – Đã đến kho nhận") và nếu mã bao không tồn tại hoặc chưa hợp lệ (ví dụ: chưa tạo trong hệ thống), sẽ có cảnh báo ngay lập tức để xử lý.

Giao diện hiển thị thông tin bao hàng, nhân viên có thể xuất file in bao đơn hàng và gán lên các bao hàng để dễ dàng kiểm soát.

➡️Ngay khi mã được quét, hệ thống tự động xác nhận việc nhận bao hàng và cập nhật trạng thái giao nhận như "Đã giao đến khoo Việt Nam" giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến trình mà không cần phải ghi chép thủ công. Hệ thống cũng sẽ phát hiện lỗi ngay lập tức nếu mã bao không hợp lệ, có thể xác nhận được quét được bao nhiêu bao trong một ngày so với số lượng bao đã được khai báo ở Trung Quốc giúp xử lý nhanh chóng và tránh những sự cố ngoài ý muốn. Tài liệu tham khảo: Hướng dẫn quét mã bao hàng

3.Quản lý bao hàng – Chất lượng và hiệu quả

EzyPlatform mang đến một danh sách bao hàng trực quan, nơi người quản lý chỉ cần lọc theo ngày hoặc mã để xem chi tiết.Từ đây, họ có thể:

• Tải về hai loại file Excel quan trọng: một để lưu nội bộ, một để khai báo hải quan.
• Xuất dữ liệu khai báo hải quan theo từng bao hàng, cho phép người phụ trách ở cửa khẩu hoặc tại đầu Trung Quốc/Việt Nam thao tác song song mà không cần đợi nhau hoàn tất từng bước.

Việc chia sẻ quyền truy cập và thao tác đồng thời này đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, tránh cảnh “xếp hàng chờ” như trước kia.

EzyPlatform cho phép người dùng có thể lọc ngày tạo và định danh bao hàng bằng mã duy nhất, nhập thông tin mô tả,các ghi chú liên quan.

Giao diện hiển thị cho phép người dùng export file excel để khai báo hải quan các đơn hàng khỏi bao được thiết kế trực quan, hỗ trợ thao tác hàng loạt, giúp giảm thiểu nhầm lẫn.

Giao diện hiển thị thông tin chi tiết mỗi bao hàng có trạng thái như “Đã đến kho nhận” hoặc "Đã đóng gói tại kho đầu vào", giúp dễ dàng theo dõi tiến trình vận hành.

➡️ Mỗi bao hàng được định danh một cách rõ ràng, với đầy đủ thông tin về tên hàng, số lượng, trạng thái và ghi chú đặc biệt. Hệ thống cho phép liên kết từng bao hàng với các đơn hàng cụ thể và phân bổ đúng tuyến – kho – khách hàng. Nhờ vậy, việc theo dõi và kiểm soát trạng thái của mỗi bao hàng trở nên trực quan hơn, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình vận hành. Khả năng theo dõi bao hàng theo từng trạng thái như “Đã đến kho nhận” hoặc "Đã đóng gói tại kho đầu vào", giúp đội ngũ quản lý dễ dàng nắm bắt tiến trình vận chuyển hàng hóa mà không cần phải tìm kiếm thông tin thủ công.Tài liệu tham khảo: Hướng dẫn quản lý bao hàng

4.Lợi ích

✅ Đồng bộ thời gian thực:Khi nhân viên quét mã hoặc cập nhật bao hàng, tất cả bộ phận – từ kho, vận chuyển, đến kế toán – đều có thể nhìn thấy ngay lập tức trên dashboard.

✅ Tiết kiệm thời gian:Trước đây phải mất hàng giờ nhập tay từng dòng dữ liệu, giờ chỉ cần vài cú quét, thông tin đã sẵn sàng. EzyPlatform giúp giảm tới 70% thời gian nhập liệu.

✅ Giảm sai sót:Không còn chuyện nhầm lẫn mã, trùng bao, hay sót đơn – mọi thứ được hệ thống cảnh báo tự động.

✅ Tối ưu quy trình:Từ khâu tạo bao, khai báo hải quan, đến nhận hàng, tất cả đều trôi chảy, đồng bộ, giúp Vạn Lý Bảo Tiêu không chỉ tối ưu hóa nội bộ mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tóm lại

✅Hệ thống tự động sinh mã bao hàng ngay khi khai báo đơn, không cần thêm thủ công, đảm bảo bao hàng và đơn hàng luôn liên kết chặt chẽ, không sợ sót đơn.

✅ Nhân viên dùng máy quét hoặc điện thoại quét mã để ghi nhận bao hàng về kho; trạng thái được cập nhật ngay, lỗi sẽ được cảnh báo tự động, giúp theo dõi tiến trình chính xác mà không cần ghi chép giấy tờ.

✅Người quản lý có thể lọc bao hàng theo ngày, mã, tải file Excel khai báo hải quan, xem chi tiết từng bao, thao tác hàng loạt nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

✅Giảm 70% thời gian nhập liệu, đồng bộ thông tin thời gian thực giữa các bộ phận, hạn chế tối đa nhầm lẫn, tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.