Phát triển một dự án logistics không bao giờ là dễ dàng, lại càng không đơn giản khi Vạn Lý Bảo Tiêu đã hoạt động trong nhiều năm, có nhiều khách hàng với nhiều quy trình khác nhau. Những ảo tưởng xa rời thực tế về một hệ thống quá phức tạp, kỹ thuật thuật thượng thừa có thể làm gián đoạn công việc kinh doanh vốn đang ổn định.

Khó khăn trong việc thu thập thông tin

Khi bắt tay vào làm việc với Vạn Lý Bảo Tiêu, một trong những thử thách lớn nhất mà đội ngũ gặp phải chính là khâu thu thập thông tin. Nghe thì tưởng đơn giản, nhưng thực tế lại không hề dễ dàng chút nào. Vì cũng chưa nhiều kinh nghiệm với logistics nên EzyPlatform cần lắng nghe những chia sẻ từ ông chủ của Vạn Lý Bảo Tiêu, ngoài ra còn phải khởi chạy hệ thống quá phức tạp trước đó được xây dựng, lại phải xem các tập tin excel để chốt cho bằng được những chi tiết quan trọng. Đây thực sự là giai đoạn tốn không ít công sức, nhưng cũng là bước đầu tiên bắt buộc phải vượt qua để cả dự án có thể chạy đúng hướng.

Các thông tin trước đó cũng được quản lý tương đối khoa học thông qua Excel và Google Sheet, nhưng quả thật là nó chỉ khoa học với những người đã quen, còn với nhân sự của EzyPlatform thì vẫn là một thứ gì đó như kiểu ma trận.

Ảnh minh họa dữ liệu được tổ chức trên excel mặc dù tương đối khoa học nhưng vẫn là thứ gì đó khó tiếp cận với người mới.

➡️Điều này khiến giai đoạn đầu gần như không triển khai được nhiều tính năng, chủ yếu tập trung vào tìm hiểu yêu cầu.

Khó khăn trong việc hiểu được nghiệp vụ của logistics

Vạn Lý Bảo Tiêu có đầu nhận các vận đơn từ Trung Quốc sau đó mới được vận chuyển về Việt Nam, phải trải qua nhiều công đoạn từ việc nhập thông tin, khai báo hải quan, nhận hàng tại kho Việt Nam, phân chia hàng hoá đến từng khác hàng, những công đoạn này luôn đặt ra câu hỏi, tại sao phải làm vậy?

Tiếp theo là nghiệp vụ chăm sóc khách hàng, làm sao để làm sao để thông báo đến khách hàng, làm sao để khách hàng biết trạng thái vận đơn, làm sao để khách hàng yêu cầu vận chuyển, làm sao để trả lời câu hỏi của khách hàng, làm sao để bảo mật thông tin khách hàng, hàng hoá, ...

Ảnh minh họa hiển thị nhân viên giao nhận gọi điện thoại hoặc trao đổi qua tin nhắn để cập nhật thông tin tình trạng đơn hàng cho khách hàng, trong khi khách hàng đang chờ đợi.

Những khó khăn khác

Ngoài 2 khó khăn chính kể trên thì còn những khó khăn khác như:

• Nắm bắt hiện trạng thực tế của Vạn Lý Bảo Tiêu.
• Hình dung về quy trình hàng hoá với quy trình kế toán và báo cáo tài chính.
• Làm việc từ xa với lịch trình bận rộn.
• Đặt máy chủ ở TQ nên cần tìm hiểu dịch vụ cung cấp máy chủ nào phù hợp.

Để giải quyết được những vấn đề khó khăn ban đầu EzyPlatform đã thực hiện như thế nào?

• EzyPlatform đã liên tục trao đổi với Vạn lý bảo tiêu để thu thập các thông tin, yêu cầu, tổ chức về các thư mục tập trung để lưu trữ các tài liệu mà Vạn lý bảo tiêu đã từng sử dụng.
• Học hỏi nhanh chóng các khái niệm và nghiệp vụ phức tạp của logistics.
• EzyPlatform đã lập trình và đưa ra bản demo ngay trong ngày và phát hành phiên bản đầu tiên sớm nhất để đưa vào sử dụng.
• Đưa ra giao diện người dùng sớm nhất để 2 bên bám theo, hình dung các vấn đề về trải nghiệm người dùng với hệ thống mới.

Giao diện mới, được cung cấp các tính năng tra cứu vận đơn, bảng giá minh bạch và tích hợp các công cụ liên hệ nhanh, giúp tăng hiệu quả vận hành và cải thiện sự minh bạch..