Với khối lượng đơn hàng khổng lồ mỗi ngày, các doanh nghiệp logistics như Vạn Lý Bảo Tiêu thường đối mặt với bài toán kiểm soát mã vận đơn, giảm sai sót khi nhập liệu thủ công, đồng bộ thông tin giữa kho – tài xế – hệ thống kế toán, và đảm bảo tốc độ vận hành. Để giải quyết triệt để những thách thức này, EzyPlatform (EzyDelivery) đã phát triển bộ đôi tính năng mạnh mẽ: khai báo mã đơn và quét mã đơn – giúp quy trình vận hành trở nên nhanh chóng, chính xác, tự động hóa và ít sai sót hơn bao giờ hết.

1. Quét mã đơn – Tự động hóa kiểm soát giao nhận

Ngay khi hàng hóa về kho Trung Quốc, thao tác đầu tiên chính là quét mã đơn. Việc này giúp nhanh chóng ghi nhận lô hàng (có thể lên đến 10.000 mặt hàng từ một chuyến xe) mà không cần phân chia hay khai báo chi tiết ngay lúc đó.Nhân viên kho và tài xế có thể dùng điện thoại hoặc máy quét tích hợp quét mã QR hoặc barcode trên từng kiện hàng. Khi quét xong, hệ thống sẽ:

  • Tự động xác nhận đã nhận hàng, cập nhật trạng thái đơn hàng ngay lập tức.
  • Ghi nhận chính xác thông tin người quét, thời gian, vị trí, giúp quản lý minh bạch và rõ ràng.
  • Tối ưu hoá công việc nhập liệu cho nhân viên.
giao diện quét mã đơn.png

Giao diện hiển thị có thể quét mã QR hoặc barcode của đơn hàng bằng điện thoại hoặc máy quét tích hợp, mã quét sẽ tự động và xác nhận đã nhận đơn.

➡️ Hệ thống quét mã không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót. Tất cả các dữ liệu đều được ghi lại chính xác, bao gồm thông tin về người quét, thời gian và vị trí, giúp quản lý giao nhận dễ dàng và chính xác hơn. Tài liệu tham khảo: Hướng dẫn quét mã đơn.

2. Khai báo mã đơn – Chủ động kiểm soát từ gốc

Sau bước quét nhập kho, nhân viên sẽ khai báo chi tiết đơn hàng vào hệ thống. EzyPlatform hỗ trợ:

  • Nhập mã đơn thủ công hoặc quét trực tiếp vào giao diện, nhanh hơn nhiều so với nhập từ Excel nhờ các tính năng tự động hóa (nhấn Enter sẽ tự nhảy qua trường tiếp theo, tự in tem ngay sau khi hoàn tất, không cần thao tác thủ công như trên Excel).
  • Tự động sinh mã đơn theo cấu trúc định nghĩa sẵn.
  • Tích hợp in tem tự động sau khi khai báo – đảm bảo nhân viên kho (dù không rành công nghệ) không quên dán tem đúng mã, đúng kiện, hạn chế tối đa sai sót.
giao diện khai báo mã đơn.png

Giao diện hiển thị có thể nhập mã đơn thủ công hoặc tự động sinh mã theo cấu trúc định nghĩa sẵn và có thể import danh sách mã đơn hàng loạt từ file Excel để tiết kiệm thời gian nhập liệu giúp cho quản trị viên dễ dàng theo dõi trạng thái khai báo: mã đã khai báo, chưa xử lý, đã hoàn tất hoặc gán mã đơn cho từng yêu cầu giao hàng, theo tuyến – khách hàng – kho cụ thể.

➡️ Tính năng này cho phép gán mã đơn cho từng yêu cầu giao hàng, theo từng tuyến đường, kho, và khách hàng cụ thể. Các mã đơn được theo dõi trạng thái rõ ràng đã khai báo, chưa xử lý, hay đã hoàn tất, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc khai báo chính xác từ gốc giúp toàn bộ chuỗi vận hành trở nên thống nhất, từ báo giá cho đến thanh toán.Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn qua tài liệu tham khảo: Hướng dẫn khai báo mã đơn.

3. Đồng bộ thời gian thực – giảm sai sót vận hành

Một khi mã đơn đã được khai báo và quét:

✅ Hệ thống cập nhật tức thì vào dashboard quản lý, đối chiếu thông tin đã khai báo để phát hiện thiếu sót hoặc nhầm lẫn.

✅ Các bộ phận như giao nhận, kế toán, điều phối có thể truy cập lịch sử trạng thái đơn hàng mà không cần trao đổi ngoài, giảm thiểu nhầm lẫn hoặc chậm trễ.

✅ Mỗi mã đơn được theo dõi qua các trạng thái: đã khai báo, đã đóng bao, đang vận chuyển đến hải quan, được thông quan, nhập kho Việt Nam, giao cho khách.

4. Tăng tốc độ – Tăng năng suất – Tăng độ tin cậy

Một trong những kết quả đáng chú ý khi triển khai tính năng khai báo và quét mã đơn là việc giảm thiểu thời gian nhập liệu và cập nhật trạng thái đơn hàng. Trung bình, doanh nghiệp có thể giảm tới 70% thời gian nhập thông tin so với phương thức thủ công trước đây. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong quá trình giao nhận, đảm bảo khách hàng nhận đúng hàng đúng thời gian, tạo dựng lòng tin vững chắc với khách hàng.

Tóm lại

✅EzyPlatform cho phép doanh nghiệp khai báo mã đơn thủ công hoặc tự động theo cấu trúc đã định sẵn, giúp theo dõi trạng thái của mã đơn và các yêu cầu giao hàng từ báo giá đến thanh toán, tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình vận hành đồng nhất.

✅Tài xế và nhân viên có thể quét mã QR hoặc barcode để tự động xác nhận nhận đơn và cập nhật trạng thái giao hàng (Đang giao, Giao xong, Giao không thành công). Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót, đồng thời cung cấp thông tin chính xác về người quét, thời gian và vị trí.

✅Khi mã đơn được quét, hệ thống tự động cập nhật trạng thái vào dashboard và đối chiếu với mã đã khai báo. Điều này giúp các bộ phận liên quan (giao nhận, kế toán, điều phối) theo dõi lịch sử trạng thái chính xác mà không cần trao đổi ngoài, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác trong mọi quy trình.

✅Việc sử dụng tính năng khai báo và quét mã đơn giúp giảm tới 70% thời gian nhập liệu và cập nhật thông tin đơn hàng so với phương thức thủ công, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong giao nhận, tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng.