Trong thời đại công nghệ số, các tổ chức giáo dục đang ngày càng nhận ra tầm quan trọng của việc ứng dụng các công cụ số hóa để cải thiện hiệu quả vận hành và mở rộng quy mô. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ các phương thức truyền thống sang nền tảng số không phải lúc nào cũng suôn sẻ, và Trung tâm Ngoại ngữ Trần Dung là một ví dụ điển hình. Trước khi hợp tác với EzyPlatform, trung tâm này gặp phải không ít khó khăn trong việc quản lý quy trình học tập và chăm sóc học viên. Dưới đây là những khó khăn lớn mà trung tâm đã phải đối mặt, cũng là lý do khiến họ tìm kiếm một giải pháp công nghệ toàn diện và hiệu quả.

1. Khó Khăn Trong Việc Mở Rộng Quy Mô Kinh Doanh

Trung tâm Ngoại ngữ Trần Dung đã xây dựng được một lượng học viên ổn định nhờ vào uy tín cá nhân của cô Trần Dung. Tuy nhiên, việc tiếp cận học viên mới vẫn chủ yếu dựa vào các kênh cá nhân như livestream, chia sẻ video, và truyền miệng. Điều này tạo ra một sự phụ thuộc quá lớn vào những phương thức không phải lúc nào cũng hiệu quả đối với một số đối tượng học viên tiềm năng, đặc biệt là những người không theo dõi qua các kênh mạng xã hội như Facebook. Việc thiếu một hệ thống để kết nối với học viên qua các công cụ tìm kiếm như Google khiến trung tâm gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô.

Ảnh minh họa phản ánh sự phụ thuộc vào các phương thức truyền thống và khó khăn trong việc tiếp cận học viên qua các kênh công cụ tìm kiếm như Google.

2. Hạn Chế Của Hệ Thống Quản Lý Hiện Tại

Trước khi chuyển sang sử dụng các công cụ số hóa, trung tâm vẫn dựa vào Excel để quản lý học viên và các hoạt động học tập. Mặc dù hệ thống Excel khá dễ sử dụng và tự động hóa một số công việc, nhưng nó lại thiếu tính linh hoạt và không thể đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ khi trung tâm mở rộng quy mô. Khi cần thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, Excel trở nên quá tải và dễ gây ra nhầm lẫn. Tuy nhiên, vì đã quá quen thuộc với hệ thống cũ, trung tâm vẫn chưa sẵn sàng chuyển đổi hoàn toàn sang các công cụ khác, điều này khiến quá trình phát triển gặp phải rào cản lớn.

Ảnh minh họa thể hiện sự bất tiện và khó khăn khi hệ thống Excel không thể xử lý yêu cầu khi quy mô trung tâm mở rộng..

3. Khó Khăn Trong Việc Chia Sẻ Kiến Thức

Việc chia sẻ kiến thức trước đây của trung tâm được thực hiện qua các mạng xã hội như Facebook và Zalo. Tuy nhiên, việc này đã trở nên bất tiện khi học viên cần tìm kiếm tài liệu hay giải đáp câu hỏi. Việc chia sẻ đề thi thử, bài viết hoặc tài liệu học qua các kênh này thiếu tính hệ thống và dễ gây lộn xộn. Học viên không thể dễ dàng truy cập vào những tài liệu cần thiết, và giáo viên cũng không thể quản lý được hết các thông tin chia sẻ. Đó là lý do trung tâm cần một giải pháp có thể tổ chức và cung cấp kiến thức một cách khoa học hơn.

Ảnh minh họa thể hiện sự thiếu hệ thống trong việc chia sẻ kiến thức.

4. Vấn Đề Trong Việc Chăm Sóc Học Viên

Trung tâm Ngoại ngữ Trần Dung đã sử dụng Zalo để chăm sóc học viên qua các nhóm lớp, nhưng khi số lượng lớp học tăng lên, việc quản lý 50 nhóm Zalo khác nhau trở thành một thách thức lớn. Các giáo viên và quản lý không thể kịp thời trả lời tất cả các câu hỏi từ học viên, dẫn đến việc học viên không nhận được sự hỗ trợ cần thiết. Hơn nữa, với một lượng lớn học viên, việc phản hồi và giải đáp thắc mắc qua Zalo trở thành một công việc tốn thời gian và thiếu hiệu quả.

Ảnh minh họa thể hiện sự quá tải khi chăm sóc học viên qua nhiều nhóm và kênh khác nhau, không thể quản lý kịp thời.

5.Giải Pháp Từ EzyPlatform: Chuyển Đổi Toàn Diện

Nhận thấy những khó khăn này, Trung tâm Ngoại ngữ Trần Dung đã quyết định tái cấu trúc toàn bộ hệ thống hoạt động và chuyển sang sử dụng nền tảng số hóa do EzyPlatform triển khai. EzyPlatform cung cấp một giải pháp toàn diện, tích hợp giữa học trực tuyến (E-Learning), thương mại khóa học (E-Commerce), và quản trị nội bộ. Việc chuyển đổi này không chỉ giúp trung tâm giảm thiểu sự phụ thuộc vào giao tiếp qua Zalo mà còn tạo ra một môi trường học tập trực tuyến dễ dàng tiếp cận và hiệu quả hơn.

➡️ Hệ thống mới này giúp học viên dễ dàng truy cập tài liệu học, tham gia khóa học từ xa, và tự trả lời các câu hỏi cơ bản qua website. Đồng thời, các giáo viên cũng có thể quản lý học viên một cách chặt chẽ, giảm bớt gánh nặng công việc và tập trung vào việc nâng cao chất lượng giảng dạy.

Giao diện hiển thị cung cấp giao diện quản trị rõ ràng và các chức năng. Thông tin được trình bày rõ ràng với các danh mục khác nhau, giúp người dùng dễ dàng điều hướng.

Giao diện hiển thị thể hiện một website mời gọi, có cấu trúc tốt cho một nền tảng học ngôn ngữ.Bố cục rõ ràng và dễ theo dõi, với các phần làm nổi bật các giá trị cốt lõi ("Tại sao bạn nên chọn chúng tôi?") và các tài liệu quảng cáo khác.

Tóm lại

✅ Việc tiếp cận học viên mới của trung tâm chủ yếu phụ thuộc vào các kênh cá nhân như livestream và truyền miệng, điều này gây khó khăn trong việc mở rộng quy mô và tiếp cận học viên qua các công cụ tìm kiếm như Google.

✅ Hệ thống Excel tuy đơn giản nhưng thiếu tính linh hoạt và không thể đáp ứng nhu cầu quản lý khi trung tâm mở rộng. Việc thực hiện các tác vụ phức tạp gặp phải nhầm lẫn và gây khó khăn trong việc quản lý.

✅ Việc chia sẻ kiến thức qua các kênh mạng xã hội như Facebook và Zalo gặp khó khăn khi học viên cần tìm tài liệu, và giáo viên không thể quản lý thông tin chia sẻ một cách có tổ chức, dẫn đến việc học viên không tiếp cận được tài liệu cần thiết.

✅ Quản lý hàng chục nhóm Zalo cho mỗi lớp học trở thành một thách thức lớn khi số lượng lớp học tăng lên, khiến việc trả lời câu hỏi học viên trở nên tốn thời gian và thiếu hiệu quả.

✅ EzyPlatform đã cung cấp một giải pháp tích hợp, giúp trung tâm giảm sự phụ thuộc vào giao tiếp qua Zalo, tạo ra một môi trường học tập trực tuyến hiệu quả và dễ dàng tiếp cận, giúp học viên tự trả lời câu hỏi và giáo viên quản lý học viên dễ dàng hơn.