Hành Trình Chuyển Đổi Số: 8 Bước Cốt Lõi Doanh Nghiệp Cần Thực Hiện
Back To BlogsTrong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh và biến động nhanh, chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp thích ứng, tối ưu vận hành và mở rộng bền vững. Dưới đây là 8 bước cốt lõi, được nhiều tổ chức trên thế giới áp dụng thành công, giúp bạn triển khai hành trình số hóa một cách bài bản và hiệu quả.
Đánh giá Hiện trạng (As-Is Analysis)
Hiện trạng- Nhiều tổ chức vẫn vận hành song song giữa thủ công và số hóa rời rạc, dữ liệu phân tán, gây tắc nghẽn và sai sót.
- Vạn Lý Bảo Tiêu xử lý 22 042 gói hàng/ngày thủ công qua Excel và điện thoại, nên mất 24–48 giờ để cập nhật xong trạng thái.
- Cấp/đổi thẻ CCCD gắn chip: tối đa 7 ngày (thành thị) – 20 ngày (vùng cao) theo Thông tư 60/2021/TT-BCA.
Mục tiêu
- Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu về quy trình, công nghệ, dữ liệu và năng lực nhân sự để làm căn cứ cho các bước chuyển đổi tiếp theo.
Hoạt động & Ví dụ thực tế
- Vẽ luồng nghiệp vụ chính.
- Kiểm kê hệ thống, tìm silo dữ liệu.
- Khảo sát kỹ năng số nhân sự.
Kết quả
- Xác định nút thắt: thời gian xử lý dài, dữ liệu phân tán, nhân viên cần đào tạo số.
Xây dựng Tầm nhìn & Chiến lược Số (Digital Vision & Strategy)
Hiện trạng:- Nhiều tổ chức chưa gắn kết mục tiêu số hóa với chiến lược dài hạn, dẫn đến đầu tư manh mún, hiệu quả thấp.
- Mục tiêu số hóa chưa gắn với chiến lược dài hạn.
Quyết định 749/QĐ-TTg (03/06/2020) phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia đến 2025:
- 80 % DVCT mức độ 4,
- Thời gian TTHC ≤ 3 ngày,
- CSAT ≥ 90 %
Mục tiêu
- Định hướng rõ ràng mục tiêu chuyển đổi trong 3–5 năm tới, gắn liền với chiến lược kinh doanh.
Hoạt động
- Workshop xác định “North Star Metrics” (ví dụ: rút AHT đơn/ngày từ 48→6 giờ, tự động hóa 80 %, CSAT 85 %).
- Chọn pilot mang lại kết quả trong 3–6 tháng.
Kết quả
- Roadmap 3–5 năm gắn chặt mục tiêu số hóa với chiến lược kinh doanh.
Thiết kế Lộ trình Triển khai (Roadmap & Pilot)
Hiện trạng:- Thiếu cấu trúc giai đoạn, dẫn đến triển khai dàn trải, khó đo lường kết quả.
- Chưa chia giai đoạn rõ ràng, khó đo “quick wins”.
- Pilot 10 thủ tục mức độ 4 trên Cổng Dịch vụ công trong 9 tháng đầu .
Mục tiêu
- Hiện thực hóa tầm nhìn qua các giai đoạn rõ ràng, giảm thiểu rủi ro bằng cách bắt đầu với các dự án nhỏ mang lại “quick wins”.
Hoạt động
- Chia giai đoạn: Pilot (1–2 tháng), Rollout (3–6 tháng), Mở rộng (năm sau).
- Chọn pilot dễ đo (Chatbot cập nhật vận đơn, e-invoicing).
- Đặt KPI: thời gian, tỉ lệ tự động hóa, tỉ lệ DVCT4.
Kết quả
- Lộ trình rõ phạm vi, timeline, KPI, tạo đà cho triển khai lớn.
Xây dựng ngân sách
Hiện trạng:- Ngân sách số hóa thường “rải” không rõ ràng, thiếu dự phòng và cơ chế giám sát.
- Tổng chi
~1,2 tỷ VND cho giai đoạn đầu, phân bổ: Pilot 15 %, Rollout 45 %, Mở rộng 40 %, dự phòng 10 % .
- Dự toán 500 tỷ VND cho Chương trình số hóa Quốc gia 2021–2025
Mục tiêu
- Đảm bảo đủ nguồn lực tài chính cho từng giai đoạn chuyển đổi: pilot, rollout và mở rộng.
- Phân bổ chi phí hợp lý, bao gồm khoản dự phòng rủi ro.
- Thiết lập cơ chế theo dõi, phê duyệt và điều chỉnh ngân sách chặt chẽ.
Hoạt động
- Ước tính tổng kinh phí (công nghệ, tích hợp, đào tạo).
- Phân bổ: Pilot 10–15% • Rollout 40–50% • Mở rộng 35–45%.
- Dự phòng: thêm 10–15% cho chi phí phát sinh.
- Phê duyệt & giám sát: đề xuất hạng mục, phê duyệt ban lãnh đạo, báo cáo thực chi hàng tháng.
- Áp dụng Hợp tác Mở (Young Monkeys) chia sẻ 20–30 % chi phí.
Kết quả
- Ngân sách minh bạch, có dự phòng, dự án linh hoạt trước biến động.
Lựa chọn Đơn vị triển khai Công nghệ (Technology Adoption)
Hiện trạng:- Thị trường đa dạng, dễ lạc hướng chọn nhà cung cấp không phù hợp.
- Vạn Lý Bảo Tiêu họn EzyPlatform (EzyOA + ZaloOA) qua EzyPlatform Market, tiết kiệm 20 % chi phí tích hợp, rút ngắn 30 % thời gian triển khai .
- Chính phủ Việt Nam giao Viettel Solutions triển khai ESB & OpenStack, kết nối 8 bộ, ngành trong 4 tuần .
Mục tiêu
Đảm bảo nền tảng công nghệ phù hợp với tầm nhìn, dễ tích hợp vào hệ sinh thái hiện tại và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp/đơn vị phát triển.Hoạt động
- RFP & đánh giá: roadmap, tích hợp, UX, TCO.
- Thiết lập kiến trúc: API Gateway, ESB, data lake.
- Cài đặt & kết nối: test → staging → production.
Kết quả
- Hệ sinh thái đồng bộ, dữ liệu luân chuyển tự động, sẵn sàng cho mở rộng thêm AI/IoT/RPA.
Quản trị Thay đổi & Đào tạo (Change Management & Training)
Hiện trạng:- Nhiều dự án thất bại vì thiếu chấp nhận của nhân viên, đào tạo hình thức.
- Nhân viên ngại thay đổi, thiếu kỹ năng số nâng cao.
- 100 % cán bộ “một cửa” đào tạo Kỹ năng số; 85 % hoàn thành trong 2 tuần, kéo CSAT DVCT4 từ 20 %→70 % trong 1 tháng .
Mục tiêu
- Đạt tỉ lệ chấp nhận công nghệ ≥ 80 % trong vòng 2 tháng sau go-live.
- Đảm bảo > 90 % nhân viên hoàn thành đào tạo theo vai trò.
Hoạt động
- Workshop (2–3 buổi) + e-learning (15 ′/ngày, completion ≥ 90 %).
- Coaching on -job chọn 20 % key users.
- Truyền thông nội bộ & gamification (badge, bảng xếp hạng, quà tặng).
Kết quả
- Giảm 30 % lượt hỏi hỗ trợ, tăng 25 % hiệu suất quy trình.
Đo lường & Tối ưu Liên tục (Measurement & Continuous Improvement)
Hiện trạng:- Thiếu công cụ đo lường realtime, quyết định chậm, cải tiến rời rạc.
- Thiếu giám sát real-time, cải tiến manh mún.
- Việt Nam tăng 15 bậc lên 71/193 trong UN E-Government Survey 2024
Mục tiêu
- Kiểm soát tiến độ, hiệu quả và cải thiện kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.
Hoạt động
- Dashboard KPI: thời gian xử lý, tỉ lệ tự động hóa, NPS, ROI.
- Review định kỳ: họp tháng/quý, soát tiến độ, điều chỉnh roadmap.
- Phản hồi & A/B testing: khảo sát người dùng, thử nghiệm hai phiên bản giao diện/quy trình.
Kết quả
- Rút ngắn 15–20 % thời gian xử lý hồ sơ, tăng 10 % CSAT, duy trì cải tiến liên tục.
Nhân rộng & Văn hóa Số (Scaling & Digital Culture)
Hiện trạng:- Chưa hình thành văn hóa dữ liệu, đổi mới manh mún.
- Đổi mới mới tập trung pilot, chưa lan tỏa.
- Vietnam Digital Award & innovation labs tại 63 tỉnh, khuyến khích sáng kiến (Sao Khuê, Chiến lược Quốc gia).
Mục tiêu
Mở rộng chuyển đổi số đến mọi phòng ban, chi nhánh và đơn vị liên kết, đồng thời duy trì tinh thần đổi mới, khuyến khích sáng tạo liên tục.
Hoạt động
- Mở rộng quy mô: triển khai giải pháp số thành công đến mọi phòng ban, chi nhánh, đối tác.
- Văn hóa dữ liệu: tổ chức hackathons, innovation labs, chia sẻ best-practice.
- Sandbox & thử nghiệm: khuyến khích team test AI, IoT, blockchain trong môi trường an toàn.
Kết quả
- Doanh nghiệp vận hành như Tổ chức Số—linh hoạt, sáng tạo, ra quyết định dựa trên dữ liệu, sẵn sàng đón đầu thay đổi thị trường.