Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ mới mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải có tầm nhìn tổng thể, xác định rõ mục tiêu chiến lược và xây dựng lộ trình triển khai. Trước khi đi sâu vào từng giai đoạn, các lãnh đạo cần thấu hiểu bối cảnh thực tế, thảo luận với các phòng ban liên quan và cam kết nguồn lực cần thiết. Khi đã có nền tảng vững chắc, doanh nghiệp mới có thể thực hiện 8 bước cốt lõi dưới đây một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Đánh giá Hiện trạng (As-Is Analysis)

Đánh giá hiện trạng là gì?

• Đánh giá hiện trạng (As-Is Analysis) là bước thu thập thông tin tổng thể về cách thức vận hành hiện tại của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mục đích là hiểu rõ quy trình nghiệp vụ, hệ thống công nghệ đang sử dụng, dữ liệu đang lưu trữ ở đâu và năng lực của nhân sự về kỹ năng số. Việc này giúp xác định chính xác các điểm nghẽn, rủi ro và cơ hội cải tiến.

Cần đánh giá hiện trạng như thế nào?

1. Thu thập dữ liệu:

• Phỏng vấn các bộ phận liên quan (kinh doanh, vận hành, IT, nhân sự) để nắm rõ quy trình và công cụ đang sử dụng.
• Thu thập báo cáo, thống kê, lưu đồ hiện có (process flow) và báo cáo hiệu suất.

2. Quan sát thực tế:

• Tham gia trực tiếp vào các buổi làm việc, theo dõi việc xử lý công việc để phát hiện chỗ trễ, lặp lại hoặc sai sót.
• Ghi chú cách giao tiếp, kết nối giữa các phòng ban, hệ thống phần mềm đang vận hành.

3. Phân tích dữ liệu:

• Kiểm kê hệ thống công nghệ, phần mềm, và hạ tầng mạng hiện có.
• Xác định vị trí silo dữ liệu (dữ liệu phân tán, không kết nối giữa các hệ thống).

Hiện trạng

• Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành theo hình thức thủ công hoặc số hóa chưa đồng bộ, gây ra sự chậm trễ và sai sót.
• Ví dụ: Công ty Vạn Lý Bảo Tiêu xử lý hơn 22.000 gói hàng/ngày chủ yếu bằng Excel, mất 24–48 giờ cập nhật trạng thái.
• Nhà nước cấp/đổi thẻ CCCD gắn chip: tối đa 7 ngày (thành thị) – 20 ngày (vùng cao) theo Thông tư 60/2021/TT-BCA.

Kết quả

• Bản tóm tắt quy trình hiện tại, nêu rõ bước thực hiện, thời gian trung bình và công cụ đang dùng.
• Danh sách các nút thắt, nguyên nhân gây chậm trễ, lỗi dữ liệu, và yêu cầu đào tạo nhân sự.

Xây dựng Tầm nhìn & Chiến lược Số (Digital Vision & Strategy)

Xây dựng tầm nhìn & chiến lược số là gì?

• Tầm nhìn số (Digital Vision) là hình ảnh tổng quát về mục tiêu tương lai doanh nghiệp hướng đến khi hoàn thành chuyển đổi số. Chiến lược số (Digital Strategy) là kế hoạch chi tiết để đạt được tầm nhìn đó, bao gồm các ưu tiên, tài nguyên và hành động cụ thể.

Xây dựng như thế nào?

a. Định nghĩa Tầm nhìn số:

• Xác định mong muốn dài hạn về cách doanh nghiệp vận hành, phục vụ khách hàng và sử dụng dữ liệu.
• Liên kết tầm nhìn số với sứ mệnh kinh doanh (ví dụ: trở thành đơn vị dẫn đầu về trải nghiệm khách hàng số).

b. Xác lập Chiến lược số:

Thiết lập mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế, Thời hạn rõ ràng):

• Ví dụ về mục tiêu: Đạt CSAT (điểm hài lòng khách hàng) 85% trên nền tảng số.

Phân tích SWOT:

• Xác định điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats) trong lĩnh vực số để ưu tiên giải pháp.

Lựa chọn KPI trọng tâm (North Star Metrics):

• Ví dụ: tỷ lệ tự động hóa, thời gian xử lý, tỷ lệ tương tác khách hàng trực tuyến, CSAT.

Xác định nhóm dự án pilot:

• Chọn dự án nhỏ (pilot) có khả năng tạo ra lợi ích rõ ràng trong vòng 3–6 tháng (ví dụ: triển khai chatbot hỗ trợ khách hàng, triển khai e-invoicing cho hóa đơn điện tử).

Xây dựng lộ trình 3–5 năm:

• Phân chia giai đoạn ưu tiên (phase 1: tối ưu quy trình nội bộ; phase 2: mở rộng dịch vụ số; phase 3: tích hợp AI/IoT) và ngân sách dự kiến cho từng giai đoạn.

Mục tiêu

• Định hướng rõ ràng mục tiêu chuyển đổi trong 3–5 năm tới, gắn liền với chiến lược kinh doanh.

Hiện trạng:

• Nhiều doanh nghiệp thiếu liên kết giữa chiến lược số hóa và mục tiêu kinh doanh.
• Ví dụ: Theo Quyết định 749/QĐ-TTg của Chính phủ Việt Nam, đặt mục tiêu đến 2025, 80% dịch vụ công trực tuyến cấp độ 4, giải quyết thủ tục dưới 3 ngày.

Kết quả

• Roadmap 3–5 năm gắn chặt mục tiêu số hóa với chiến lược kinh doanh.

Thiết kế Lộ trình Triển khai (Roadmap & Pilot)

Thiết kế lộ trình triển khai là gì?

• Lộ trình triển khai (Roadmap) là bản đồ chi tiết chia nhỏ hành trình chuyển đổi số thành các giai đoạn, cho phép doanh nghiệp thực hiện từng bước một, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kịp thời.
• Đi kèm với đó, dự án pilot là bước thử nghiệm nhỏ để chứng minh tính khả thi, tạo đà cho các giai đoạn tiếp theo.

Làm thế nào để thiết kế lộ trình và pilot?

1. Xác định cấu trúc giai đoạn:

• Pilot (1–2 tháng): Lựa chọn dự án nhỏ, dễ đo lường, có khả năng tạo "quick win".
• Rollout (3–6 tháng): Mở rộng từ pilot sang các quy trình hoặc bộ phận liên quan.
• Mở rộng (năm sau): Đưa giải pháp lan tỏa toàn doanh nghiệp hoặc mở rộng thêm tính năng, tích hợp công nghệ mới.

2. Chọn dự án Pilot:

• Nên ưu tiên các hoạt động có thể đo lường nhanh, tác động rõ nét như chatbot hỗ trợ cập nhật đơn hàng, triển khai hóa đơn điện tử (e-invoicing).
• Xác định rõ KPI: thời gian xử lý, tỉ lệ tự động hóa, tỉ lệ dịch vụ công trực tuyến cấp độ 4 (DVCT4) (nếu áp dụng cho cơ quan Nhà nước).

3. Thiết lập timeline và milestone:

• Đặt mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn cùng chỉ số đo lường.
• Thường mỗi giai đoạn không kéo dài quá 6 tháng để duy trì động lực và khả năng điều chỉnh linh hoạt.

Mục tiêu

• Hiện thực hóa tầm nhìn qua các giai đoạn rõ ràng, giảm thiểu rủi ro bằng cách bắt đầu với các dự án nhỏ mang lại “quick wins”.

Hiện trạng:

• Các doanh nghiệp thường triển khai dàn trải, thiếu phân chia rõ ràng.
• Ví dụ: Nhà nước Việt Nam thử nghiệm 10 dịch vụ công cấp độ 4 trong 9 tháng đầu tiên.

Kết quả

• Lộ trình rõ phạm vi, timeline, KPI, tạo đà cho triển khai lớn.

Xây dựng ngân sách (Building a budget)

Xây dựng ngân sách là gì?

• Ngân sách chuyển đổi số là kế hoạch chi tiêu dự tính cho toàn bộ hành trình, bao gồm các hạng mục công nghệ, tích hợp, huấn luyện nhân sự và dự phòng rủi ro.

Làm thế nào để xây dựng ngân sách?

1. Ước tính tổng chi phí:

• Tính toán chi phí công nghệ (phần mềm, hạ tầng, bản quyền).
• Dự toán chi phí tích hợp và triển khai (tư vấn, nhân lực, thiết bị).
• Dự tính ngân sách đào tạo và thay đổi (workshop, e-learning, coaching).

2. Phân bổ ngân sách theo giai đoạn:

• Pilot: 10–15% tổng ngân sách.
• Rollout: 40–50% tổng ngân sách.
• Mở rộng: 35–45% tổng ngân sách.
• Dự phòng: 10–15% tổng ngân sách để ứng phó biến động.

3. Thiết lập cơ chế giám sát:

• Lập đề xuất chi tiết, trình ban lãnh đạo phê duyệt.
• Báo cáo thực chi hàng tháng, so sánh với kế hoạch và điều chỉnh khi cần.
• Áp dụng Hợp tác Mở (Young Monkeys) như chia sẻ chi phí 20–30% với đối tác (ví dụ: Young Monkeys).

Mục tiêu

• Đảm bảo đủ nguồn lực tài chính cho từng giai đoạn chuyển đổi: pilot, rollout và mở rộng.
• Phân bổ chi phí hợp lý, bao gồm khoản dự phòng rủi ro.
• Thiết lập cơ chế theo dõi, phê duyệt và điều chỉnh ngân sách chặt chẽ.

Hiện trạng:

• Thường gặp tình trạng phân bổ ngân sách không hợp lý và thiếu dự phòng.
• Ví dụ: Doanh nghiệp nhỏ chi khoảng 1,2 tỷ VND với phân bổ rõ ràng cho từng giai đoạn, kèm theo dự phòng 10%.
• Nhà nước dự toán 500 tỷ VND cho Chương trình số hóa Quốc gia 2021–2025

Kết quả

• Ngân sách minh bạch, có dự phòng, dự án linh hoạt trước biến động.

Lựa chọn Đơn vị triển khai Công nghệ (Technology Adoption)

Lựa chọn công nghệ là gì?

• Đây là bước xác định nền tảng, giải pháp và đối tác công nghệ phù hợp với tầm nhìn số của doanh nghiệp.

Làm thế nào để lựa chọn?

1. RFP & Đánh giá:

• Lập Request for Proposal (RFP), yêu cầu các nhà cung cấp trình bày roadmap, khả năng tích hợp, trải nghiệm người dùng (UX) và tổng chi phí sở hữu (TCO).
• So sánh các giải pháp về tính năng, khả năng mở rộng và chi phí.

2. Thiết lập kiến trúc:

• Xác định kiến trúc tổng thể: API Gateway, Enterprise Service Bus (ESB), Data Lake.
• Đảm bảo giải pháp dễ tích hợp với hệ thống hiện tại và hỗ trợ mở rộng (AI, IoT, RPA).

3. Kiểm thử & Triển khai:

• Thử nghiệm trên môi trường test, staging trước khi đưa vào production.
• Đảm bảo quy trình cài đặt, kết nối và vận hành xuyên suốt.

Mục tiêu Đảm bảo nền tảng công nghệ phù hợp với tầm nhìn, dễ tích hợp vào hệ sinh thái hiện tại và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp/đơn vị phát triển. Hiện trạng:

• Nhiều doanh nghiệp lựa chọn công nghệ không phù hợp gây lãng phí.
• Vạn Lý Bảo Tiêu họn EzyPlatform (EzyOA + ZaloOA) qua EzyPlatform Market, tiết kiệm 20 % chi phí tích hợp, rút ngắn 30 % thời gian triển khai .
• Chính phủ Việt Nam giao Viettel Solutions triển khai ESB & OpenStack, kết nối 8 bộ, ngành trong 4 tuần .

Kết quả

• Hệ sinh thái đồng bộ, dữ liệu luân chuyển tự động, sẵn sàng cho mở rộng thêm AI/IoT/RPA.

Quản trị Thay đổi & Đào tạo (Change Management & Training)

Quản trị thay đổi & đào tạo là gì?

• Là quá trình xây dựng kế hoạch giúp nhân viên chấp nhận công nghệ mới, nâng cao kỹ năng số và thay đổi thói quen làm việc.

Làm thế nào để thực hiện?

1. Đánh giá mức độ chấp nhận:

• Khảo sát thái độ và kỹ năng số của nhân viên.
• Xác định nhóm ảnh hưởng (change agents) và nhóm khó chấp nhận (resistors).

2. Xây dựng chương trình đào tạo:

• Kết hợp workshop (2–3 buổi) và e-learning (15 phút/ngày, hoàn thành ≥ 90%).
• Lựa chọn key users (20% nhân sự chủ chốt) để tập huấn kỹ càng và làm coach cho đồng nghiệp.

3. Truyền thông nội bộ & Gamification:

• Sử dụng các kênh email, intranet, bulletin board để chia sẻ câu chuyện thành công.
• Áp dụng gamification: huy hiệu (badge), bảng xếp hạng, quà tặng nhỏ để khuyến khích.

Mục tiêu

• Đạt tỉ lệ chấp nhận công nghệ ≥ 80 % trong vòng 2 tháng sau go-live.
• Đảm bảo > 90 % nhân viên hoàn thành đào tạo theo vai trò.

Hiện trạng:

• Thiếu sự chấp nhận của nhân viên gây cản trở việc triển khai.
• Ví dụ: Đào tạo kỹ năng số cho 100% cán bộ một cửa giúp tăng hài lòng từ 20% lên 70% trong 1 tháng.

Kết quả

• Giảm 30 % lượt hỏi hỗ trợ, tăng 25 % hiệu suất quy trình.

Đo lường & Tối ưu Liên tục (Measurement & Continuous Improvement)

Đo lường & tối ưu liên tục là gì?

• Đây là quá trình theo dõi, đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu thực tế.

Làm thế nào để thực hiện?

1. Xây dựng Dashboard KPI:

• Theo dõi các chỉ số như thời gian xử lý, tỉ lệ tự động hóa, tỉ lệ hài lòng khách hàng (CSAT), ROI.
• Sử dụng công cụ BI (Business Intelligence) để trực quan hóa dữ liệu.

2. Review định kỳ:

• Họp tháng/quý để soát tiến độ, đánh giá kết quả và điều chỉnh roadmap.
• Sử dụng phương pháp A/B testing để thử nghiệm hai phiên bản giao diện/quy trình.

3. Phản hồi người dùng:

• Khảo sát ý kiến nội bộ và khách hàng để thu thập phản hồi.
• Phân tích nguyên nhân và đề xuất cải tiến.

Mục tiêu

• Kiểm soát tiến độ, hiệu quả và cải thiện kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.

Hiện trạng:

• Thiếu công cụ đo lường rõ ràng khiến việc cải tiến chậm.
• Ví dụ: Việt Nam cải thiện thứ hạng chính phủ điện tử lên vị trí 71 trong khảo sát của Liên Hợp Quốc năm 2024.

Kết quả

• Rút ngắn 15–20 % thời gian xử lý hồ sơ, tăng 10 % CSAT, duy trì cải tiến liên tục.

Nhân rộng & Văn hóa Số (Scaling & Digital Culture)

Nhân rộng & xây dựng văn hóa số là gì?

• Là việc mở rộng các giải pháp số đến tất cả phòng ban, chi nhánh và thiết lập tư duy, văn hóa dựa trên dữ liệu, khuyến khích đổi mới liên tục.

Làm thế nào để thực hiện?

1. Mở rộng quy mô:

• Triển khai các giải pháp thành công (từ pilot) đến mọi phòng ban và chi nhánh.
• Kết nối đối tác, nhà cung cấp để mở rộng hệ sinh thái.

2. Xây dựng văn hóa dữ liệu:

• Tổ chức hackathons, innovation labs để khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng số.
• Chia sẻ best-practice, câu chuyện thành công nội bộ.

3. Thử nghiệm và sáng tạo:

• Thiết lập sandbox để các team thử nghiệm AI, IoT, blockchain trong môi trường an toàn.
• Trao giải thưởng, công nhận sáng kiến xuất sắc.

Mục tiêu

• Mở rộng chuyển đổi số đến mọi phòng ban, chi nhánh và đơn vị liên kết, đồng thời duy trì tinh thần đổi mới, khuyến khích sáng tạo liên tục.

Hiện trạng:

• Chuyển đổi số thường bị giới hạn trong một số bộ phận.
• Ví dụ: Việt Nam triển khai Innovation Labs và giải thưởng Sao Khuê để thúc đẩy đổi mới số tại 63 tỉnh thành.

Kết quả

• Doanh nghiệp vận hành như Tổ chức Số—linh hoạt, sáng tạo, ra quyết định dựa trên dữ liệu, sẵn sàng đón đầu thay đổi thị trường.

Kết luận

Chuyển đổi số không phải là một “dự án” có ngày kết thúc mà là hành trình liên tục đòi hỏi chiến lược rõ ràng, công nghệ phù hợp, văn hóa đổi mới và khả năng đo lường, tối ưu không ngừng. Khi bạn thực hiện bài bản 7 bước trên, doanh nghiệp sẽ sẵn sàng đón đầu cơ hội, vượt qua thách thức và kiến tạo tương lai số thành công.