Giới thiệu

Bạn đang muốn tổ chức và quản lý các sự kiện một cách chuyên nghiệp, bài bản ngay trên hệ thống CRM? Module Các sự kiện của EzyCRM sẽ giúp bạn làm điều đó, từ khâu tạo sự kiện, cấu hình thông tin, thêm địa điểm, nhóm người dùng cho tới quản lý người tham gia, tất cả đều trực quan và dễ sử dụng. Chức năng Các sự kiện trong module EzyCRM cho phép bạn tạo, quản lý và theo dõi toàn bộ các sự kiện được tổ chức trên hệ thống. Đây là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình, thông tin sự kiện, và tối ưu trải nghiệm của khách hàng khi tham gia.

Truy cập vào danh sách sự kiện

Từ menu bên trái, chọn EzyCRM → Các sự kiện. Màn hình sẽ hiển thị danh sách tất cả sự kiện đã được tạo với các cột thông tin:

• Tiêu đề: Tên của sự kiện.
• Phụ đề: Mô tả ngắn gọn hoặc thông tin bổ sung.
• Loại sự kiện: Phân loại sự kiện theo nhóm (ví dụ: hội thảo, webinar, offline event...).
• Tên danh mục: Nhóm sự kiện thuộc về.
• Quyền ưu tiên: Thứ tự ưu tiên hiển thị.
• Trạng thái: Tình trạng của sự kiện (nháp, đã duyệt, đang diễn ra...).
• Các hành động: Thao tác chỉnh sửa, xóa hoặc quản lý chi tiết.

➡️ Bạn có thể sử dụng bộ lọc trạng thái hoặc tìm kiếm theo từ khóa để dễ dàng tìm được sự kiện mong muốn.

Thêm mới một sự kiện

Để tạo sự kiện mới, bạn nhấn nút Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình. Biểu mẫu thêm sự kiện sẽ hiển thị với nhiều trường thông tin. Một số trường quan trọng bao gồm:

• Mã sự kiện: Mã định danh duy nhất cho sự kiện (bắt buộc).
• Tiêu đề: Tên sự kiện (bắt buộc).
• Phụ đề: Mô tả ngắn gọn hoặc tagline cho sự kiện.
• Người tổ chức: Đơn vị hoặc cá nhân phụ trách sự kiện.
• Loại tổ chức: Hình thức tổ chức (online, offline...).
• Quyền ưu tiên: Đặt mức độ ưu tiên hiển thị.
• Biểu tượng / Băng rôn: Ảnh đại diện hoặc banner cho sự kiện.
• Liên kết tham dự: Link tham gia (dùng cho sự kiện online).
• Loại tiền tệ và giá vé: Cấu hình phí tham gia nếu sự kiện có tính phí.
• Số lượng tham gia tối đa: Giới hạn số người tham dự.
• Thời gian mở/hạn chót đăng ký: Quản lý khung thời gian cho phép đăng ký.
• Thời gian bắt đầu – kết thúc sự kiện: Thiết lập thời gian diễn ra.
• Loại sự kiện: Lựa chọn hình thức cụ thể.
• Trạng thái: Chọn “Nháp” khi đang soạn thảo hoặc “Đã duyệt” khi sẵn sàng công bố.

➡️ Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn Lưu để hoàn tất việc tạo sự kiện. Nếu muốn hủy thao tác, nhấn Hủy để quay lại danh sách.

Quản lý chi tiết một sự kiện

Sau khi sự kiện đã được tạo, bạn có thể click vào tên sự kiện hoặc nhấn vào biểu tượng 👁 để vào màn hình Chi tiết sự kiện. Tại đây, bạn sẽ thấy toàn bộ thông tin đã nhập cùng các tính năng nâng cao như:

• Tạo bản sao: Tạo nhanh một sự kiện mới dựa trên sự kiện này, rất tiện khi tổ chức chuỗi sự kiện tương tự.
• Cập nhật trạng thái: Chuyển từ “Nháp” sang “Công bố” khi muốn mở đăng ký cho người tham dự.

Gắn thêm địa điểm, nhóm người dùng, người tham gia

Ở phía dưới màn hình chi tiết sự kiện, bạn sẽ thấy 3 bảng: Các địa điểm, Các nhóm người dùng, Những người tham gia.

Thêm địa điểm cho sự kiện

Nếu sự kiện tổ chức ở nhiều địa điểm hoặc cần ghi rõ địa điểm cụ thể, hãy nhấn Thêm ở mục Các địa điểm.

Bạn sẽ cần nhập:

• Tên hiển thị địa điểm, Quốc gia, Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Phường/Xã, Địa chỉ chi tiết.
• Thời gian diễn ra tại địa điểm đó (nếu khác so với toàn sự kiện).
• Quyền ưu tiên và trạng thái (có thể là “Chưa kích hoạt” nếu chưa muốn công bố địa điểm này). Nhấn Lưu để hoàn tất.

. Thêm nhóm người dùng

Bạn có thể giới hạn hoặc mời riêng một nhóm người dùng nào đó vào sự kiện bằng cách nhấn Thêm ở bảng Các nhóm người dùng. Chọn tên nhóm, quyền ưu tiên, trạng thái (chờ xác nhận hoặc đã duyệt).

Thêm người tham gia

Nếu cần gắn một cá nhân/đối tượng cụ thể vào sự kiện (diễn giả, khách mời, thành viên ban tổ chức, v.v.), nhấn Thêm ở bảng Những người tham gia. Chọn tên người dùng, loại người tham gia, quyền hạn/vai trò, quyền ưu tiên và trạng thái.

Chỉnh sửa hoặc xoá sự kiện

Ở bất cứ bước nào, bạn đều có thể quay lại Sửa để cập nhật, bổ sung thông tin hoặc Xoá sự kiện nếu không còn nhu cầu tổ chức nữa.

Lợi ích khi quản lý sự kiện bằng EzyCRM

• Tập trung toàn bộ thông tin sự kiện trên một hệ thống duy nhất.
• Giúp khách hàng dễ dàng theo dõi, đăng ký và tham gia.
• Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát số lượng, chi phí, thời gian.
• Tiết kiệm công sức quản lý, tăng tính chuyên nghiệp trong tổ chức.

Một số lưu ý

• Nên điền đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, người liên quan để tránh nhầm lẫn khi triển khai thực tế.
• Trường số lượng tham gia để “0” nghĩa là không giới hạn.
• Khi tổ chức online nhớ nhập đúng link và mật khẩu.
• Ảnh đại diện và banner giúp sự kiện của bạn chuyên nghiệp hơn khi hiển thị ngoài giao diện public.
• Tận dụng tính năng tạo bản sao để tiết kiệm thời gian nếu thường xuyên tổ chức các sự kiện có cấu trúc tương tự.