EzyMarketing giúp marketer thiết kế và vận hành các chiến dịch marketing theo hướng tự động: xác định nhóm đối tượng, gắn nhóm đó vào chiến dịch, cấu hình luồng xử lý, rồi để hệ thống tự chạy theo lịch hoặc theo từng vòng xử lý.
Thay vì phải thao tác thủ công với từng khách hàng, marketer có thể chuẩn bị trước chiến dịch và quy trình chăm sóc. Hệ thống sẽ tự lấy danh sách người phù hợp, xử lý theo từng nhóm nhỏ, ghi nhận số lần chạy và cập nhật các chỉ số quan trọng của chiến dịch.

Các thành phần chính

Campaign

Campaign là trung tâm của một hoạt động marketing. Một campaign đại diện cho một mục tiêu cụ thể, ví dụ:
  • chiến dịch email marketing,
  • chiến dịch chăm sóc khách hàng,
  • chiến dịch kích hoạt lại người dùng,
  • chiến dịch theo mùa hoặc theo chương trình bán hàng.
Mỗi campaign có tên, mô tả, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, trạng thái hoạt động và các chỉ số đo lường như tổng người tham gia, số lần gửi, số lần mở, số lần click, số đăng ký, số huỷ đăng ký.

Nhóm đối tượng tham gia

Nhóm đối tượng tham gia là cách marketer xác định “ai sẽ được đưa vào chiến dịch”.
EzyMarketing hỗ trợ tư duy phân nhóm theo hai hướng:
  • Nhóm tĩnh: danh sách đối tượng tương đối cố định.
  • Nhóm động: danh sách được lấy theo điều kiện, có thể thay đổi theo dữ liệu thực tế.
Ví dụ về nhóm động:
  • khách hàng đã đăng ký nhưng chưa mua hàng,
  • người dùng đã mở email nhưng chưa click,
  • khách hàng mới trong 7 ngày gần nhất,
  • người dùng thuộc một ngành hoặc phân khúc cụ thể.

Phân đoạn trong campaign

Một campaign có thể gắn với nhiều nhóm đối tượng khác nhau. Mỗi nhóm khi được đưa vào campaign sẽ có trạng thái, độ ưu tiên, tổng số người tham gia, số lần chạy và các chỉ số riêng.
Điều này giúp marketer theo dõi hiệu quả theo từng nhóm, không chỉ theo toàn bộ campaign. Ví dụ cùng một chiến dịch email, nhóm khách hàng mới và nhóm khách hàng cũ có thể được đo lường riêng.

Workflow

Workflow là luồng công việc của chiến dịch. Đây là nơi định nghĩa hệ thống sẽ làm gì với từng người tham gia.
Một workflow có thể gồm nhiều bước, ví dụ:
  • chuẩn bị dữ liệu cá nhân hoá,
  • gửi email,
  • ghi nhận kết quả,
  • cập nhật trạng thái khách hàng,
  • gọi một hành động tích hợp khác.
Trong code hiện tại, workflow được thiết kế linh hoạt: mỗi bước có thể dùng một handler có sẵn hoặc một đoạn script xử lý riêng. Với marketer, có thể hiểu đơn giản workflow là “kịch bản tự động hoá” của chiến dịch.

Workflow run

Workflow run là lịch chạy của workflow trên một nhóm đối tượng trong campaign.
EzyMarketing hỗ trợ các kiểu chạy chính:
  • Một lần: chạy xong thì hoàn tất.
  • Lặp: chạy lại theo lịch, phù hợp với chiến dịch định kỳ.
  • Tiếp tục: tiếp tục xử lý từ vị trí trước đó, phù hợp khi danh sách lớn hoặc cần xử lý dần.
Workflow run có thể dùng cron expression để đặt lịch, ví dụ chạy mỗi 30 giây, mỗi giờ hoặc theo một chu kỳ cụ thể.

Luồng hoạt động tổng quát

flowchart TD
    A[Marketer tạo campaign] --> B[Chọn hoặc tạo nhóm đối tượng]
    B --> C[Gắn nhóm đối tượng vào campaign]
    C --> D[Tạo workflow]
    D --> E[Thêm các bước xử lý]
    E --> F[Tạo lịch chạy workflow]
    F --> G[Bật trình thực thi tự động]
    G --> H[Hệ thống lấy danh sách người tham gia]
    H --> I[Chạy từng bước workflow cho từng người]
    I --> J[Cập nhật số lần chạy và chỉ số chiến dịch]
    J --> K{Còn người hoặc còn lịch chạy?}
    K -->|Có| H
    K -->|Không| L[Hoàn tất hoặc chờ lần chạy tiếp theo]

Cách hệ thống tự động xử lý

Khi trình thực thi workflow được bật, EzyMarketing sẽ tìm các workflow run đang ở trạng thái hoạt động và đã đến thời điểm chạy.
Ở mỗi lượt chạy, hệ thống:
  • kiểm tra campaign và nhóm đối tượng có hợp lệ không,
  • lấy danh sách người tham gia từ nhóm đối tượng,
  • xử lý theo từng lô nhỏ,
  • lưu người tham gia mới vào nhóm,
  • chạy lần lượt các bước trong workflow,
  • cập nhật số lần chạy, thời gian chạy gần nhất và vị trí đã xử lý,
  • nếu còn lịch chạy tiếp theo thì tự tính thời điểm chạy kế tiếp,
  • nếu là lịch chạy một lần hoặc đã quá thời gian campaign thì đánh dấu hoàn tất.
Một điểm quan trọng là hệ thống xử lý theo từng lô tối đa 100 người mỗi lượt. Cách này giúp chiến dịch lớn có thể chạy dần, giảm rủi ro nghẽn hệ thống và tránh việc marketer phải chia danh sách thủ công.

Đo lường hiệu quả campaign

Campaign và từng phân đoạn trong campaign đều có các chỉ số để marketer theo dõi:
  • tổng số người tham gia,
  • số lần gửi,
  • số lần đọc,
  • số lần mở,
  • số lần click,
  • số lượt bounce,
  • số lượt đăng ký,
  • số lượt đăng ký mới,
  • số lượt huỷ đăng ký.
Nhờ đó marketer có thể nhìn hiệu quả ở hai cấp:
  • Toàn campaign: chiến dịch tổng thể đang hoạt động ra sao.
  • Từng nhóm đối tượng: nhóm nào phản hồi tốt hơn, nhóm nào cần tối ưu lại thông điệp.

Khi nào nên dùng marketing tự động

Tính năng này phù hợp với các tình huống như:
  • gửi chuỗi email onboarding cho người dùng mới,
  • chăm sóc lead theo từng nhóm hành vi,
  • gửi thông điệp định kỳ cho khách hàng thuộc một phân khúc,
  • chạy lại chiến dịch cho danh sách động được cập nhật liên tục,
  • thử nghiệm nhiều nhóm đối tượng trong cùng một campaign,
  • tự động hoá các bước xử lý sau khi người dùng được đưa vào danh sách.

Lưu ý khi vận hành

Để campaign chạy đúng, marketer cần đảm bảo:
  • campaign đang ở trạng thái hoạt động,
  • nhóm đối tượng có điều kiện lấy dữ liệu phù hợp,
  • nhóm đối tượng đã được gắn vào campaign,
  • workflow có ít nhất một bước đang hoạt động,
  • workflow run có lịch chạy hợp lệ,
  • trình thực thi workflow marketing đã được bật trong phần cài đặt.
Một workflow step chỉ thực hiện hành động thực tế khi đã được cấu hình handler hoặc script. Vì vậy, nếu muốn gửi email, cập nhật CRM hoặc ghi nhận một hành vi cụ thể, cần có bước workflow tương ứng cho hành động đó.

Kết luận

Marketing tự động trong EzyMarketing được xây quanh bốn ý chính: campaign, nhóm đối tượng, workflow và lịch chạy. Marketer thiết kế mục tiêu và kịch bản; hệ thống chịu trách nhiệm lấy đúng nhóm người, chạy theo lịch, xử lý từng bước và cập nhật số liệu.
Cách thiết kế này giúp đội marketing vận hành chiến dịch có cấu trúc hơn, dễ mở rộng hơn và dễ đo lường hơn, đặc biệt với các chiến dịch email marketing hoặc chăm sóc khách hàng theo phân khúc.