Tính năng Cài đặt cung cấp cho quản trị viên khả năng kiểm soát các quy trình hệ thống khác nhau liên quan đến hoạt động kế toán. Giao diện này cho phép người dùng giám sát và quản lý nhiều mô-đun xử lý dữ liệu xử lý tài khoản, giao dịch và các bút toán sổ cái.

Trong phần tính năng này đóng vai trò cốt lõi trong việc hoạt động các tính năng việc cập nhật thông tin, xử lý các số liệu của các tính năng khác phải cần thông qua tính năng cài đặt này để được kích hoạt.

Quy trình hoạt động

Trang Cài đặt hiển thị một số quy trình hệ thống quan trọng có thể được kiểm soát riêng lẻ:

Account Appender (Bổ sung Tài khoản)

• Quản lý việc thêm các tài khoản mới vào hệ thống
• Có thể điều khiển thông qua các nút Dừng/Khởi động lại

Transaction Processor (Bộ xử lý Giao dịch)

• Xử lý và xác thực các giao dịch tài chính
• Có thể được dừng hoặc khởi động lại khi cần thiết

Balance Updater From Changes (Cập nhật Số dư Từ Thay đổi)

• Cập nhật số dư tài khoản dựa trên các thay đổi đã ghi nhận
• Kiểm soát phản ứng của hệ thống với các thay đổi về số dư

Append Entries To Ledger Using Order Appender (Bổ sung Bút toán vào Sổ cái Sử dụng Bộ thêm Đơn hàng)

• Quản lý cách thức thông tin đơn hàng được thêm vào sổ cái
• Đảm bảo dữ liệu đơn hàng được ghi nhận chính xác trong hồ sơ kế toán

Append Default Shop Debt Entries To Ledger Using Account Balance Change (Bổ sung Bút toán Nợ Cửa hàng Mặc định vào Sổ cái Sử dụng Thay đổi Số dư Tài khoản)

• Kiểm soát cách các bút toán nợ của cửa hàng được xử lý và ghi nhận
• Tích hợp với theo dõi thay đổi số dư tài khoản

Paid Order Quantity Appender (Bộ thêm Số lượng Đơn hàng Đã thanh toán)

• Quản lý theo dõi số lượng cho các đơn hàng đã thanh toán
• Cập nhật tồn kho và hồ sơ tài chính tương ứng

Delivered Order Quantity Appender (Bộ thêm Số lượng Đơn hàng Đã giao)

• Theo dõi số lượng cho các đơn hàng đã giao
• Đảm bảo số lượng đã giao được ghi nhận chính xác

Delivered Weight In Gram Quantity Appender (Bộ thêm Số lượng Trọng lượng Đã giao Tính bằng Gram)

• Quy trình chuyên biệt để theo dõi trọng lượng đã giao tính bằng gram
• Quan trọng đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm theo cân nặng

Lưu ý

• Thận trọng khi dừng quy trình: Việc nhấn nút Stop (màu đỏ) sẽ ngay lập tức dừng quy trình tương ứng, có thể gây gián đoạn việc xử lý dữ liệu tài chính. Chỉ nên dừng khi thực sự cần thiết và nên thông báo trước cho các người dùng khác.
• Mối quan hệ giữa các quy trình: Các quy trình có sự phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, nếu dừng "Transaction Processor", các quy trình liên quan đến cập nhật số dư và sổ cái có thể không hoạt động đúng.
• Kiểm tra dữ liệu sau khi khởi động lại: Sau khi nhấn nút Restart (màu xanh), cần kiểm tra dữ liệu để đảm bảo quá trình xử lý tiếp tục diễn ra chính xác và không có dữ liệu bị bỏ sót.
• Thời điểm thích hợp: Nên thực hiện việc dừng/khởi động lại các quy trình vào thời điểm ít tác động đến hoạt động kinh doanh, tốt nhất là ngoài giờ làm việc hoặc khi lượng giao dịch thấp.
• Ghi nhận sự thay đổi: Mọi thao tác dừng hoặc khởi động lại các quy trình nên được ghi lại để theo dõi, đặc biệt khi xảy ra vấn đề về dữ liệu.
• Quy trình khẩn cấp: Cần có quy trình khẩn cấp khi hệ thống gặp sự cố sau khi thực hiện thay đổi, bao gồm người liên hệ và các bước khắc phục.
• Phân quyền chặt chẽ: Chỉ nên cấp quyền truy cập vào trang cài đặt này cho các quản trị viên được ủy quyền và đã được đào tạo về tác động của việc thay đổi các quy trình.
• Theo dõi hiệu suất: Sau khi thay đổi trạng thái của bất kỳ quy trình nào, cần theo dõi hiệu suất hệ thống để phát hiện sớm bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh.