Tính năng quản lý sổ cái là một chức năng giúp người dùng xem, theo dõi và quản lý các bản ghi kế toán trong hệ thống. Tính năng này cung cấp giao diện để theo dõi các thay đổi số dư, các giao dịch nợ, và trạng thái xử lý của chúng.

Sau khi thông qua phân chia mã đơn và cập nhật các phần hàng lúc này sẽ phát sinh trong kế toán về sự thay đổi của số dư thì sẽ được ghi nhận trong phần tính năng sổ cái và nó sẽ ghi nợ trong cửa hàng, trong trường hợp nợ đã được thanh toán cũng sẽ được ghi nhận qua số dư, sổ cái và phản ánh qua tổng quan nhằm cung cấp thông tin về thay đổi số dư, sổ cái về sự biến động trong kế toán có một cái nhìn tổng thể.

Giao diện hiển thị danh mục sổ cái

• Id: Mã định danh của bản ghi
• Từ: Nguồn của bản ghi (ví dụ: Thay đổi số dư)
• Đến: Đối tượng nhận (ví dụ: young monkeys)
• Kiểu: Loại bản ghi (ví dụ: Nợ)
• Số lượng: Giá trị của bản ghi (ví dụ: +220,000 VND)
• Ghi chú: Thông tin bổ sung
• Trạng thái: Trạng thái hiện tại của bản ghi (ví dụ: Đã được xử lý)
• Tạo lúc: Thời gian tạo bản ghi
• Được xử lý lúc: Thời gian bản ghi được xử lý

Xem chi tiết thông tin sổ cái

Khi tra cứu chi tiết trong tính năng sổ cái, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng con mắt ở cột "hành động" trên danh sách. Hệ thống sẽ mở ra trang chi tiết hiển thị đầy đủ thông tin bao gồm: "mã định danh (Id), tên đầy đủ của nguồn bản ghi (như "Accounting Account Balance Change Debt 3"), đối tượng nhận, kiểu (Nợ), giá trị, ghi chú kỹ thuật, trạng thái xử lý, cùng với bốn mốc thời gian quan trọng: ngày phát sinh, thời điểm tạo, cập nhật và xử lý bản ghi". Các thông tin này giúp người dùng nắm bắt toàn diện về giao dịch, nguồn gốc và quá trình xử lý của bản ghi sổ cái trong hệ thống kế toán.

Lưu ý

• Sổ cái ghi lại đầy đủ lịch sử các thay đổi số dư, chủ yếu liên quan đến các giao dịch nợ, giúp dễ dàng kiểm tra nguồn gốc và quá trình biến động tài chính.
• Các giá trị tiền tệ luôn hiển thị với dấu + hoặc - phía trước để chỉ rõ là tăng hay giảm số dư, kèm theo đơn vị tiền tệ (VND).
• Nên kiểm tra sự khớp nhau giữa các mốc thời gian (tạo lúc, cập nhật lúc, và được xử lý lúc) để đảm bảo tính nhất quán và phát hiện bất thường.
• Trường "Ghi chú" chứa thông tin chi tiết về quy trình kỹ thuật đã tạo ra bản ghi, có thể dùng để kiểm tra và theo dõi nguồn gốc thay đổi.