Hướng dẫn dùng AI để chỉnh sửa mail template
Back to ezymailGiới thiệu
Email không chỉ là công cụ gửi thông báo mà còn là một phần quan trọng trong trải nghiệm khách hàng trên website. Những email như xác nhận thanh toán, đăng ký tài khoản, quên mật khẩu hay thông báo đơn hàng đều ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ chuyên nghiệp và tỷ lệ tương tác của doanh nghiệp.Thay vì chỉnh sửa thủ công từng đoạn nội dung HTML phức tạp, bạn có thể tận dụng AI để tạo, chỉnh sửa và tối ưu Mail Template nhanh chóng hơn. Trong bài viết này,sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng AI để chỉnh sửa Mail Template ngay trên EzyPlatform.
Lợi ích khi dùng AI để chỉnh sửa Mail Template
Sử dụng AI giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian chỉnh sửa nội dung email
- Tạo nội dung chuyên nghiệp hơn
- Tùy chỉnh giọng văn phù hợp với thương hiệu
- Hỗ trợ viết nhiều ngôn ngữ
- Tối ưu tiêu đề email để tăng tỷ lệ mở (Open Rate)
- Hỗ trợ chỉnh sửa HTML mà không cần biết nhiều về lập trình
Truy cập danh sách Mail Template
Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào hệ thống quản trị EzyPlatform để truy cập khu vực quản lý các mẫu email. Đây là nơi hệ thống lưu trữ toàn bộ các email được sử dụng trong quá trình vận hành website như email xác nhận thanh toán, email đăng ký tài khoản, email quên mật khẩu hoặc các email thông báo liên quan đến đơn hàng.Từ giao diện quản trị, bạn truy cập theo đường dẫn: Ezysupport → Các mẫu.Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các Mail Template đang có trên website như ảnh dưới đây.
Mở giao diện chỉnh sửa Mail Template
Sau khi chọn mẫu email cần chỉnh sửa, hệ thống sẽ chuyển đến giao diện cấu hình chi tiết của mẫu đó. Tại đây bạn có thể thay đổi tiêu đề email, nội dung hiển thị và cấu trúc HTML bên trong email.Thông thường mỗi mẫu email sẽ bao gồm nhiều thành phần khác nhau như tên định danh, loại email, tiêu đề gửi đến khách hàng và nội dung email. Nội dung bên trong thường được xây dựng bằng HTML để giúp email hiển thị đẹp hơn trên nhiều thiết bị và trình duyệt email khác nhau.
Sử dụng AI để tạo Prompt chỉnh sửa nội dung
Thay vì phải tự đọc và chỉnh sửa từng dòng HTML, bạn có thể tận dụng AI để xử lý phần nội dung nhanh hơn. AI có thể hỗ trợ viết lại nội dung, thay đổi giọng văn, bổ sung thông tin hoặc dịch sang ngôn ngữ khác chỉ với vài câu mô tả yêu cầu đơn giản.Để thực hiện, bạn chỉ cần click vào nút Sửa ngay tại giao diện và sao chép phần nội dung email hiện tại rồi gửi cho AI kèm theo các yêu cầu cụ thể. Việc mô tả càng chi tiết thì kết quả AI tạo ra sẽ càng sát với mong muốn.Ví dụ như giao diện dưới đây.
Sau khi AI trả về nội dung mới, bạn chỉ cần sao chép và thay thế lại vào hệ thống.
Xem trước nội dung trước khi cập nhật
Sau khi đã hoàn thành việc chỉnh sửa bằng AI, bạn không nên cập nhật ngay mà cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung trước khi áp dụng chính thức. Việc xem trước sẽ giúp bạn phát hiện các lỗi hiển thị hoặc lỗi HTML có thể xảy ra trong quá trình AI xử lý nội dung.Bạn hãy nhấn vào nút Xem trước để kiểm tra giao diện thực tế của email.
Khi mọi thông tin đã chính xác, bạn nhấn Cập nhật để lưu lại thay đổi và áp dụng cho hệ thống.
Kiểm tra chi tiết Mail Template sau khi tạo
Sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa Mail Template, hệ thống sẽ chuyển đến giao diện Chi tiết mẫu để bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã cấu hình. Đây là bước quan trọng giúp đảm bảo email hoạt động chính xác trước khi được sử dụng thực tế trong hệ thống.
Lưu ý khi sử dụng AI để chỉnh sửa Mail Template
✅ Các biến động được hệ thống sử dụng để tự động thay thế dữ liệu thực tế khi gửi email. Nếu AI vô tình chỉnh sửa hoặc xóa các biến này, nội dung email có thể hiển thị sai hoặc không hiển thị dữ liệu.
✅ Nếu AI thay đổi sai cấu trúc HTML hoặc xóa các thẻ cần thiết, email có thể bị lỗi hiển thị trên một số thiết bị hoặc ứng dụng email.
✅ AI có thể hỗ trợ viết nội dung nhanh hơn nhưng đôi khi vẫn có thể tạo ra nội dung chưa phù hợp với thương hiệu hoặc chưa đúng ngữ cảnh sử dụng. Bạn nên đọc lại toàn bộ nội dung trước khi cập nhật chính thức.